Nur Neugierige werden gute Kunden
Von Sabine Philipp
Im Prinzip dürfen Sie Werbemails verschicken, wenn schon eine Geschäftsbeziehung besteht und Sie dabei die E-Mail-Adresse des Kunden erhalten haben – außer er hat ausdrücklich widersprochen. Das gilt allerdings nur, solange er damit einverstanden ist. Er muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Serienmails abzubestellen. Platzieren Sie daher am besten einen entsprechenden Button bzw. Link im Newsletter.
Besteht noch keine Geschäftsbeziehung, dürfen Sie den Kunden in spe nur dann virtuell kontaktieren, wenn er ausdrücklich zugestimmt hat. Und das müssen Sie im Notfall beweisen. Die juristisch sicherste Art, sich das Einverständnis zu holen, ist das Double-Opt-in-Verfahren. Dabei meldet sich der Interessent an und erhält eine Mail, in der er die Anmeldung noch einmal (double) bestätigen muss.
Aber Achtung: Diese Bestätigungsmail darf keinerlei Werbung enthalten. Der Hintergrund: Es ist möglich, dass der Adressat von Scherzbolden ohne sein Wissen angemeldet wurde. Wenn er jetzt eine Post mit unerlaubter Werbung erhält, fällt das unter die Kategorie Spam. (Unter Werbung können übrigens auch Domains im Stil von www.hurra-der-beispielmueller-ist-da.de laufen.)
Bei der Kaltakquise via Internet sollten Sie also vorsichtig sein, auch wenn das Angebot noch so gut gemeint ist. So hat z.B. der kleine FC Troschenreuth, dem ein Werbebanner gegen Umsatzbeteiligung angeboten wurde, gegen den Versender erfolgreich vor dem Bundesgerichtshof geklagt (Urteil vom 17. Juli 2008, Az.: I ZR 197/05).
Post nur mit Impressum!
Für Geschäftsmails, E-Mail-Werbung und Newsletter gibt es laut Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) eine Impressumspflicht. Darunter fallen die Angabe von Gesellschaftsform, Name und Vorname des Geschäftsführers, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregisternummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer. Unterlassen Sie diese Angaben, riskieren Sie Abmahnungen, die Sie üblicherweise 600–1000 Euro an Anwaltsgebühren kosten.
Spam schnalzt zurück
Vorsicht ist auch bei Kauf von Adressdaten angeblicher Interessenten angesagt. Die üblichen Verdächtigen generieren die Daten häufig von ahnungslosen Gewinnspielteilnehmern oder sammeln sie wild im Internet. Ob die Personen wirklich mit der Weitergabe einverstanden sind, können Sie praktisch nicht kontrollieren. Auf jeden Fall machen Sie sich damit nicht unbedingt Freunde.
Denn viele Menschen reagieren ungehalten auf ungebetene Mails. „Sie bekommen dann nicht nur ein juristisches, sondern auch ein Image-Problem“, erklärt Fachmann Thomas Uwe Maier . „Sie wissen ja nicht, wie viele unverlangte Werbebotschaften die Empfänger schon erhalten haben.“
Thomas Uwe Maier war zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung dieses Beitrags Inhaber der von ihm 1990 mitgegründeten Maier Datentechnik in Stuttgart. Der Spezialist für Computersysteme, Netzwerke, Internet und Telekommunikationslösungen bietet außerhalb der Standard-Hard- und Software besonderes Know-how u.a. in puncto IT-Security, Handwerkersoftware, Kanzleisoftware und Standortvernetzung.
Im Februar 2008 hatte Maier selbst z.B. einmal ganze 4000 Spammails von deutschen Firmen im Postfach. „Das hat mich so geärgert, dass ich mir geschworen habe, dass ich bei denen nie etwas kaufen werde.“ Gegen einige hat er auch eine einstweilige Verfügung erwirkt. „Darunter waren auch Firmen, die Stein und Bein geschworen haben, dass ich mich bei ihnen mit dem Double-Opt-in-Verfahren angemeldet haben soll. Den Beweis sind sie mir aber bislang allesamt schuldig geblieben. Kein Wunder: Das Verfahren ist so sicher, dass Sie gewiss sein können, nur Leser zu erreichen, die sich über die Post freuen.“
Eine saubere Art, das Double-Opt-in-Verfahren zu etablieren und einen interessanten Newsletter zu gestalten, der die Leser bei der Stange hält, ist der Einsatz eines guten Newsletter-Tools, das am besten ins CMS (Content Management System) eingebaut ist.
Profisysteme bleiben sauber
„Wir benutzen seit 2004 das Content Management System Bitrix Site Manager“, erklärt der Profi. „Das ist ein CMS, das bereits ab der Standardversion ein Newsletter-Tool beinhaltet. Dieses können Sie automatisch auf Ihrer Seite implementieren und dann auf Knopfdruck neue Newsletterkategorien hinzufügen oder entfernen.“ Nach der Anmeldung wird der Nutzer auf eine Seite geführt, auf der er seine Daten und eine automatisch generierte Zahlen- und Buchstabenfolge eingibt. „Damit verhindern Sie, dass Schadprogramme Ihren Rechner mit tausenden von gefälschten Anmeldungen lahm legen“, erläutert der IT-Fachmann. „Selbstverständlich hat es auch die Double-Opt-in-Funktion und eine Benutzerverwaltung“, so Herr Maier weiter. Mit Letzerer können die Nutzer in Benutzergruppen zusammengefasst werden. Der Vorteil daran: Jede Gruppe kann mit einem genau abgestimmten Newsletter versorgt werden.
So melden sich Interessenten gerne an
- Bieten Sie einen handfesten Zusatznutzen wie die privilegierte Benachrichtigung bei Sonderaktionen oder praktische Tipps und Tricks für Ihre Produkte und Leistungen.
- Machen Sie dem Kunden die Anmeldung so einfach wie möglich. Am besten platzieren Sie den Anmeldebutton auf der Eingangsseite.
- Überlassen Sie es dem Anwender, welche Daten er preisgeben möchte. Viele wollen weder Namen noch Adresse angeben – und verzichten dann lieber ganz. Das einzige Pflichtfeld sollte daher die E-Mail-Adresse sein.
- Viele Spamfilter reagieren auf bestimmte Reizbegriffe wie „billig“, „gratis“, „sexy“ oder „Gewinnspiel“. Meiden Sie solche Wörter und setzen Sie auf einfache, aussagekräftige Betreffzeilen à la Neu im MittelstandsWiki.
Von Newslettern Marke Eigenbau in Outlook rät Herr Maier dagegen ab: „Mit dem richtigen Werkzeug hat man weniger Stress und das Mailing wirkt einfach professioneller. Von den besseren Gestaltungsmöglichkeiten einmal ganz abgesehen. Außerdem können Sie das Ganze besser managen und Adressaten, die kein Interesse mehr haben, schneller aussortieren“, sagt der Fachmann. „Solche Systeme, die es natürlich auch von anderen Herstellern gibt, kosten auch nicht die Welt. In der Standardversion ist Bitrix Site Manager bereits ab 599 Euro (inkl. MwSt.) zu haben.“
Am besten klappt die Mail-Abwicklung erfahrungsgemäß, wenn man sich einen ordentlichen E-Mail-Server leistet. Spezialist Maier schildert die eigene Praxis: „Hier arbeiten wir mit dem Alt-N MDaemon und dazu mit der AntiSPAM-Lösung. Das Programm kostet für einen Mittelständler mit sechs Arbeitsplätzen um die 350 Euro (zzgl. MwSt und Installation). Zusätzlich benötigen Sie noch einen Computer, auf dem es installiert wird. Sie können den Rechner dann als Mailserver nutzen, Mails senden und empfangen und an verschiedene Empfänger verteilen und die ein- und ausgehenden Mails auf Virenfreiheit und auf Spam untersuchen.“ Wer mit Lotus Notes oder dem MS Exchange Server arbeitet, kann ihn als Gateway nutzen.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
