Der Online-Zettelkasten kommt mit
Die besten Ideen hat man oft an den unmöglichsten Stellen: beim Einkaufen, am Steuer, auf Spaziergängen oder unter der Dusche. Selbst wer so diszipliniert ist, dass er jederzeit Papier und Stift bei sich hat, gerät in Verlegenheit, wenn es darum geht, die Zettel wiederzufinden und zu organisieren. Ein Einfall, der zu Hause am Kühlschrank klebt, nützt wenig auf dem Weg zum nächsten Meeting. Besser wäre es, seine Notizen immer dabei haben, z.B. auf dem Smartphone. Das ist in jedem Fall leichter als der Kühlschrank.
Vieles spricht dafür, sich seine Notizen direkt auf dem Smartphone zu machen. Es gibt eine Reihe von Apps, die sich als digitale Zettelbox anbieten. Besonders bekannt sind Evernote, Microsoft OneNote und das relativ neue Google Keep oder aber SimpleNote und SpringPad. Bevor Sie aber Ihre Einfälle einer solchen App anvertrauen, sollten Sie überlegen, wie Sie mit Ihren Notizen später arbeiten wollen.
Für Smartphone, Tablet und PC
Kein Problem ist zumindest die Vielfalt an Geräten. Notiz-Apps gibt es im Web genauso wie für die führenden mobilen Betriebssysteme. Wenn Sie sich z.B. für OneNote von Microsoft entscheiden, wären Sie nicht an Windows Phone gebunden. Die mobile App dazu gibt es auch für Android sowie für iPhone und iPad. Evernote steht zusätzlich sogar für BlackBerry-Nutzer zur Verfügung. Einzig Google Keep lebt bislang nur in der Web- und Android-Umgebung, ist also bisher für andere mobile Betriebssysteme nicht verfügbar.
Als Android-Nutzer sollten Sie allerdings darauf achten, welche Version die App voraussetzt. Bei Evernote reicht schon die Version 1.6, für OneNote die Version 2.3, aber für Google Keep muss es schon die Version 4.0.3 sein.
Abgleich durch die Wolke
Auch wenn Sie verschiedene Geräte nebeneinander für Ihre Notizen nutzen wollen, müssen Sie sich um die Synchronisation keine Sorgen machen; das übernimmt die Cloud. Was Sie auf dem Smartphone als Notiz ablegen, ist bei OneNote, Keep oder Evernote auch auf dem Tablet oder PC verfügbar – eine Internet-Verbindung zur jeweiligen Cloud vorausgesetzt. Sie können nicht nur Text- oder Sprachnotizen via App in die Cloud bringen, auch Fotos, Links oder Screenshots lassen sich bequem als Notiz ablegen.
Viele Funktionen der einzelnen Notiz-Apps sind einander recht ähnlich, aber es lohnt sich doch, einen Blick auf die unterschiedlichen Fähigkeiten der Anwendungen zu werfen. So ist z.B. die kostenlose Version von OneNote auf 500 Notizen beschränkt. Google Keep nimmt theoretisch unbegrenzt Merkzettel entgegen, Evernote bietet zudem an, aus den einzelnen Einträgen ganze Notizbücher zu erstellen, also die Notizen einfacher zu organisieren.
Schwarz auf Weiß
Was Apps fürs Business leisten können, erklärt Oliver Schonschek kompakt und genau im E-Book „Geschäfte mit mobilen Apps“, das es als freies PDF im Pressezentrum des MittelstandsWiki gibt.
Wenn Sie ohnedies mit Google-Diensten Ihre E-Mails und Office-Dokumente bearbeiten, liegt die Wahl von Google Keep natürlich nahe, da diese Notiz-App ebenfalls mit Google Drive verbunden ist. Wenn Sie aber auf dem Desktop oder im Web mit Office-Produkten von Microsoft arbeiten, bietet sich eher OneNote an, denn das lässt sich gut in andere MS-Office-Programme integrieren. Generell lassen sich aber die Grenzen der Google- oder der Microsoft-Cloud überschreiten, z.B. indem Sie die Notizen aus der App Google Keep in ein Microsoft-Office-Dokument kopieren.
Fazit: App-Sicherheit ist Ideenschutz
Ganz gleich, welche Notiz-App Sie nutzen wollen – digital müssen Sie auf Ihre Ideen und andere persönliche Gedanken besser achtgeben als auf den gekritzelten Notizblock, der in der Mittagspause einfach auf dem Büroschreibtisch liegen geblieben ist. Angesichts des flexiblen Cloud-Zugriffs ist es besonders wichtig, dass Sie ein starkes Passwort für Ihren Zugang wählen, sonst könnten Ihre digitalen Notizen schnell in die Hände Unbefugter gelangen. Hacker-Angriffe auf den Evernote-Dienst zeigen, wie real diese Gefahr ist.
Zudem sollten Sie abwägen, ob Sie die Widgets nutzen wollen, die es zu den Notiz-Apps gibt, also die kleinen Info-Fenster, die auf dem Startbildschirm Ihres Tablets oder PCs erscheinen. Zwar ist es komfortabel, wenn die aktuellen Notizen gleich ins Auge springen, doch z.B. bei einer Zugfahrt könnten diese Zettel aber fremde Neugier wecken – bei einer Einkaufsliste vielleicht kein Problem, bei einer vertraulichen Projektnotiz dagegen schon.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
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