Zeitnah und unmissverständlich
Von der Fachredaktion anwalt.de
Gerade Kleinbetriebe und Selbstständige bekommen es zu spüren, wenn sich die Zahlungsmoral verschlechtert. Doch was tut man am besten gegen säumige Schuldner, wenn man kein eigenes Forderungsmanagement betreibt und auf eine hausinterne Rechtsabteilung verzichten muss?
Die wichtigste Voraussetzung ist eine vollständige und ordentliche Rechnung – auch dann, wenn sie in elektronischer Form abgeht. Dann ist es ratsam, den Zahlungseingang tatsächlich regelmäßig zu überprüfen. Zuletzt ist es gut, wenn man über die Fristen Bescheid weiß, die bei offenen Forderungen gelten.
In jedem Fall sofort fällig
Damit der Gläubiger eine Zahlung überhaupt verlangen kann, muss die Forderung zunächst einmal fällig sein. Bei einigen Vertragstypen, wie z.B. im Werk- oder Dienstvertragsrecht gelten spezielle Fälligkeitsregeln. So ist etwa beim Werkvertrag die Abnahme des Werkes Voraussetzung.
In der Regel richtet sich aber die Fälligkeit einer Forderung nach § 271 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Danach ist eine Zahlung sofort, also nach Erbringung der vertraglichen Leistung, fällig. Der Hinweis auf der Rechnung „Rechnungsbetrag sofort fällig“ ist somit überflüssig.
Wenn die Leistung also sofort fällig ist, wozu bedarf es dann noch einer Mahnung? Die Mahnung ist – ebenso wie ein Verschulden – rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB) und den Verzugsschaden ersetzen muss. Hierunter fallen in erster Linie Zinsen und eventuelle Anwaltskosten. Unter Kaufleuten ist dagegen eine Mahnung als Voraussetzung für die Geltendmachung von Zinsen nicht erforderlich.
Verzug ohne Mahnung
Der Schuldner einer Zahlungsforderung kommt spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Ist der Schuldner Verbraucher (B2C), so gilt die 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird.
Darüber hinaus gibt es weitere Fälle, in denen eine Mahnung entbehrlich ist, etwa dann, wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Bloße Meinungsverschiedenheiten über den Vertragsinhalt oder geäußerte Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Rechnung reichen für die Annahme einer solchen Verweigerungshaltung allerdings nicht aus. Auf ein Mahnschreiben kann ebenso verzichtet werden, wenn der Schuldner die Zahlung bereits konkret angekündigt hat, dann aber trotzdem nicht leistet (Selbstmahnung).
Wichtig: Verwirkung trotz Mahnung
Ein weit verbreiteter und oft nicht korrigierbarer Irrtum liegt in der Annahme, eine Mahnung verhindere den Eintritt der Verjährung. Eine Unterbrechung der Verjährung tritt außer bei einem Anerkenntnis des Schuldners und einer Klageerhebung aber nur im gerichtlichen Mahnverfahren ein – also durch den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids.
Ein solches Mahnverfahren kann jeder beim Amtsgericht, ohne Anwalt, einleiten. Dabei überprüft das Gericht nicht einmal, ob die Ansprüche gerechtfertigt sind. Wenn der Schuldner auf die Zustellung des Mahnbescheids nicht reagiert, kommt vier Wochen später der Gerichtsvollzieher zur Vollstreckung.
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Fazit: Erinnerung mit Durchschlag
Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Aus Beweisgründen sollte sie aber schriftlich erfolgen. Das Schreiben muss auch nicht ausdrücklich als „Mahnung“ überschrieben sein. Es muss aber zum Ausdruck kommen, dass der Gläubiger nun dringend sein Geld bekommen möchte. Auch in einer so genannten „Zahlungserinnerung“ kann das gesetzlich erforderliche Mahnschreiben gesehen werden.
Grundsätzlich genügt ein einziges Schreiben – auch wenn sich die Mär von der „dritten Mahnung“ als Voraussetzung für eine Zahlungsklage hartnäckig hält. Es kann sogar in einer Rechnung zugleich eine wirksame Mahnung enthalten sein, wenn der Gläubiger schreibt: „Wir bitten um sofortige Zahlung.“ Das mag zwar nicht besonders höflich und nicht unbedingt der Kundenbindung dienlich sein, bringt aber unmissverständlich den Willen des Gläubigers zum Ausdruck.
Ein Mahnschreiben sollte ferner Datum und Nummer der Rechnung bzw. des Lieferscheins sowie das Fälligkeitsdatum benennen.
