Rechtskonform, aber einsatzfähig
Von Sabine Philipp
Nicht nur in der Buchhaltung ist das Problem hinlänglich bekannt: Viele Daten müssen jahrzehntelang sicher aufbewahrt werden – und zwar so, dass sie nicht verändert werden können. Wäre es nicht praktisch, die Archive so zu regeln wie bei Online-Backups? Dort liegen sie bombensicher im Profi-Rechenzentrum. Und: Gute Anbieter lösen gleichzeitig das Problem veraltender Formate.
„Der Hauptunterschied zwischen einem Online-Backup und einem Online-Archiv liegt darin, dass ein Online-Backup eine Versicherung gegen den Verlust von aktuellen Daten und IT-Systemen ist“, erklärt Fachmann Stephan Haux. „Ein Backup befindet sich immer im Jetzt und stellt den letzten Stand eines Dokumentes oder einer Systemeinstellung dar, z.B. des Exchange Servers.“ Archive hingegen sind für die Zukunft: „Dabei geht es darum, die Dokumente von heute auch in der Zukunft verwenden zu können.“ Neben den Unterlagen, die per Gesetz aufbewahrt werden müssen, sollte man sich dabei auch Gedanken über die anderen Dateien machen (Reports, Angebote, Analysen etc.). Denn schließlich weiß man nie, was man später noch einmal benötigt.
Auf die simple Tour
Das Ganze ist nicht nur eine Preisfrage: „Online-Archive sind zwar billiger als gute Online-Backup-Lösungen. Sie sind aber nicht die billigste Lösung“, stellt Haux klar. Im Prinzip ließe sich ein billiger Backup-Service als Archivdienst zweckentfremden, aber diese Idee findet in der Wirklichkeit rasch ihre Grenzen. Meist sichert der Anbieter z.B. keine Server oder externe Festplatten. Und für Fehler oder Verlust müssen Sie am Ende selbst gerade stehen.
Stephan Haux ist Senior Product Manager EMEA bei Iron Mountain Digital. Mittlerweile kann der studierte Wirtschaftsingenieur bereits auf eine über 15-jährige Erfahrung mit Software und Services zurückblicken. Dabei haben es dem leidenschaftlichen Segler besonders die Bereiche Storage as a Service und Archivierung angetan, deren Reiz darin besteht, mit cleverer Technik über die Compliance-Richtlinien zu balancieren.
Wer auf die Kosten blickt, wird sich daher fragen, ob es nicht günstiger ist, die Daten auf DVDs zu brennen und z.B. in einem Bankschließfach auszulagern. Bei dieser Lösung sollte man aber auf keinen Fall vergessen, einen Index anzulegen, sonst gerät die Recherche nach einem bestimmten Dokument zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen. Außerdem muss man sich vor Augen halten, dass DVDs keineswegs ewig halten. Dafür, dass Sie die Dateien später tatsächlich öffnen können, sind Sie selbst verantwortlich. Eine allfällige Migration kostet Zeit und erfordert ein gewisses Know-how.
Was Unternehmen brauchen
Dabei gibt es tatsächlich eine Reihe von Anbietern, die Online-Archivsysteme betreiben. Rundheraus: Der Dienst ist nicht billig, aber sein Geld Wert. Die Vorteile liegen darin, dass sie Formatmigrationen und Indexierungen als Standard mitbringen, absolut rechtssicher sind, so dass Unternehmen in Sachen Vorhaltungsfristen etc. automatisch auf der sicheren Seite der Compliance bleiben.
Teil 1 skizziert das Problem der Aufbewahrung und verortet die Online-Lösung im Feld der Alternativen. Teil 2 widmet sich der praktischen Seite und erklärt, warum offene Formate und Arbeitskopien so wichtig sind.
Speziell die Datenmigration sollte man nicht unterschätzen: „Jeder, der schon einmal ein altes Word-Dokument öffnen wollte, weiß wovon ich rede“, nickt Haux. Dabei sind Textdokumente noch einfach. „Architekten haben da ganz andere Probleme. Im schlimmsten Fall verändert sich der Inhalt, und die Leitungen landen an den Stellen, an denen gebohrt werden soll.“
- Wie Online-Archive angelegt sein sollten, damit die Unternehmensinformationen sicher bleiben und zugleich bei Bedarf rasch verfügbar sind, führt Teil 2 dieser Serie aus.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
