EDV-Dokumente lagern auf Hochsicherheitsservern
Von Ralph Novak
Studien belegen, dass 93 % aller Firmen innerhalb eines Jahres pleite sind, wenn ihre Kundendaten mehr als zehn Tage unerreichbar waren. Spätestens seit den GDPdU und dem ständig steigenden Wert von Datenbanken führt deshalb kein Weg an sauberen Backups vorbei.
Es passiert täglich: Eine halbe Sekunde Unachtsamkeit und die Arbeit von Stunden ist ruiniert. Einzigartige Fotos, alles entscheidende Präsentationen und geniale Algorithmen verschwinden im Nirwana. Nur weil man auf ein falsches Icon geklickt, einen Dateinamen verwechselt oder schlicht falsch gedacht hat.
Regelmäßige Backups von Hand sind jedoch lästig wie Kopfschmerzen. Sie kosten Zeit und werden scheinbar nie benötigt. Und wenn es darauf ankommt, hapert es an Kleinigkeiten, deretwegen sich ausgerechnet die wichtigsten Daten eben doch nicht rekonstruieren lassen. Was gebraucht wird, ist also eine Gegensicherung, die voll automatisiert arbeitet und zuverlässig funktioniert.
Magnetbänder müssen gewartet werden
Die Sicherung großer Datenmengen erfolgt zumeist auf Magnetbändern über ein zentral im Server eingebautes Bandlaufwerk. Das gilt noch immer als das sicherste Medium zur langfristigen Aufbewahrung. Doch auch Backups auf widerbeschreibbaren DVD-Rohlingen sind beliebt, da diese einfach zu handhaben sind und gegenüber Bändern Platz sparender aufbewahrt werden können. Zudem hat heute fast jeder aktuelle PC einen entsprechenden DVD-Brenner eingebaut und die Medien sind überall preiswert erhältlich.
Damit die Daten wirklich sicher sind, gilt es die Medien auch entsprechend aufzubewahren. Unternehmen, die Ihre Buchhaltung elektronisch erledigen und nicht mehr aktuelle Daten in revisionssichere Archive auslagern, müssen diese z.B. diebstahlsicher, feuer- und wasserfest lagern, damit sie innerhalb der Aufbewahrungsfristen in kürzester Zeit wieder darauf zugreifen können.
Online-Backups bleiben sicher
Kleineren Unternehmen, bei denen Buchhaltungsdaten, Geschäftskorrespondenz, E-Mails und andere Datensätze keine hunderte von Gigabyte verschlingen, bietet sich zur Archivierung auf Bändern und DVDs eine interessante Alternative: das Online-Backup.
Nahezu jeder Webspace-Provider stellt seinen Kunden viel mehr Speicherplatz zur Verfügung als die Webpräsenz tatsächlich benötigt. Warum also nicht den ungenutzten Platz zur Archivierung nutzen? So lassen sich unabhängig von zusätzlicher Hardware und Datenträgern wichtige Dateien sicher aufbewahren.
Um die Sicherheit braucht man sich – zumindest bei den großen Anbietern – in der Regel keine Gedanken zu machen. Deren Rechenzentren gleichen meist einem Hochsicherheitstrakt. Dort liegen die Daten vor Feuer, Wasser und anderen schädlichen Einflüssen geschützt und sind vor dem Zugriff Fremder sicher.
Software archiviert automatisch
Da das Sichern auf den Webspace per FTP-Client auf Dauer zu umständlich ist, bedient man sich am besten eines Backup-Programms, das die Archivierung per FTP zulässt. Damit lassen sich komfortabel verschiedene so genannte Backup-Jobs anlegen, die auf Wunsch vollkommen automatisch und sogar zeitgesteuert ablaufen. So wäre beispielsweise ein Sicherungsjob denkbar, der jeden Freitag nach Geschäftsschluss alle E-Mails, die Buchhaltungsdaten, alle Geschäftsbriefe und Datenbanken sichert und anschließend den PC automatisch herunterfährt.
Damit die Daten dann aber nicht frei im Web verfügbar herumstehen, bedient man sich eines Verzeichnisschutzes und verwendet am besten ein Backup-Programm mit integrierter leistungsfähiger Verschlüsselung. Selbst wenn jemand an den Sicherungssatz herankommen würde, gelänge es ihm ohne das entsprechende Passwort nicht, die Informationen zu lesen.
Fazit: Für KMU-Backups passt der Webspace
Datensicherung ist für Unternehmen jeder Größenordnung wichtig. Denn mit einem aktuellen Backup lässt sich der Schaden bei Datenverlust durch Hardwarecrash oder versehentliches Löschen in Grenzen halten. Zudem hilft die Archivierung, Platz zu sparen und Aufbewahrungsfristen zu wahren. Gerade kleinere Unternehmen können durch ein Online-Backup ordentlich Aufwand, Zeit und Kosten sparen und brauchen sich um die sichere Aufbewahrung keine Gedanken zu machen.
