Neuigkeiten persönlich präsentieren
Von Sabine Philipp
Wenn Sie die schreibende Zunft zu einer Pressekonferenz einladen, brauchen Sie schon einen guten Grund. Schließlich bedeutet das zunächst einen Mehraufwand für den Journalisten, der sich rentieren soll. Machen Sie sich auf Fragen gefasst, auch wenn kaum einer im Saal von der Sache eine Ahnung hat, und präsentieren Sie sich so gut wie möglich. Interessante Anlässe gibt es viele: Sie übergeben die Firma, gehen an die Börse, können den erfolgreichen Abschluss eines Wachstumsvorhabens vermelden oder stellen ein wirklich innovatives Produkt vor.
Denken Sie bitte stets daran: Journalisten besuchen Ihre Pressekonferenz nicht aus Langeweile. Sie erhoffen sich zusätzliche Infos, aus denen sich vielleicht ein interessanter Artikel ergibt. Die Infos müssen allerdings deutlich über den Inhalt einer einfachen Pressemeldung hinausgehen.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Setzen Sie Ihre Pressekonferenzen nicht zu früh an. Da die meisten Journalisten abends länger arbeiten, beginnt Ihr Arbeitstag etwas später. 11 Uhr ist gut. Der Nachmittag ist dagegen ungeeignet, denn da steht meist die Redaktionskonferenz an. In ihr wird über den Inhalt der nächsten Ausgabe entschieden. Wenn es am Morgen partout nicht geht, dann laden Sie erst nach 16 Uhr ein.
Und: Meiden Sie den Freitag. Da wird die dickere Wochenendausgabe gemacht, weshalb die Journalisten besonders viel um die Ohren haben. Und natürlich sollte Ihre Pressekonferenz auch nicht gerade dann laufen, wenn z.B. ein Promi gerade sein Enthüllungsbuch präsentiert. Schauen Sie also zuvor nach, was sonst noch so läuft.
Den Zweck bekannt machen
Das erste Wort Ihrer Einladung ist „Presseeinladung“, das in großen Buchstaben das Schreiben krönt. Dann weiß jeder gleich, worum es geht. Das Schreiben selbst sollten Sie wie eine Pressemitteilung aufziehen.
Teil 1 sagt, was sich zwischen Twitter, YouTube und Foren für Firmennachrichten im Web geändert hat. Teil 2 listet die verfügbaren Presseportale im Internet auf, mit einem praktischen Kurzkommentar zu jedem Eintrag. Ein Extra-Beitrag erklärt, wie Reichweiten zu beurteilen sind, und gibt handfeste Tipps für den Gebrauch.
Sagen Sie, wer Sie sind, um was es geht, und nennen Sie Zeit und Ort des Geschehens. Stellen Sie die Redner vor und geben Sie einen Ansprechpartner nebst Telefonnummer für Rückfragen an.
Verschicken Sie die Einladungen etwa eine Woche vor Beginn an alle Redaktionen Ihres Ortes, per Fax, Brief oder E-Mail.
Hintergrundinfos verteilen
Zu einer Pressekonferenz gehört auch die Pressemappe. Sie enthält Dokumente mit den wichtigsten Fakten sowie die Redemanuskripte bzw. die Power-Point-Präsentation der Referenten. Sorgen Sie für einen großzügigen Rand und einen breiten Zeilenabstand. Dann können sich die Journalisten Notizen machen. Versorgen Sie die Presse auch mit Schreibblöcken und Kulis.
Daneben benötigen Sie noch eine Referentenliste, mit vollständigem Namen, Profession und kurzer Vita. Weiterführendes Material können Sie gerne dazupacken. Übertreiben Sie es aber mit der Menge nicht, sonst landet alles ungelesen im Mülleimer. (Ebenso wie schwer lesbare Texte.) Orientieren Sie sich beim Verfassen am besten an dem kurzen und sachlichen Stil der Pressemitteilung.
Auf kritische Fragen gefasst sein
Laden Sie höchstens vier Referenten ein, die nicht länger als zehn Minuten sprechen. Ein Moderator erteilt das Wort und führt durch die Pressekonferenz. Erscheinen Sie aber bitte auch selbst und zeigen Sie, dass Sie da sind. Auch wenn die Präsentation tadellos ist – die Geladenen wollen am liebsten Gesichter sehen. Die meisten Medien sind stark bildgestützt und lieben lebendige Fotos zu trockenen Themen.
Die ganze Veranstaltung sollte eine, höchstens aber zwei Stunden dauern. Danach dürfen die Journalisten Fragen stellen. Da das schreibende Volk gerne nachhakt, sollten Sie sich auch auf unbequeme Anfragen vorbereiten. Bleiben Sie dabei immer sachlich und freundlich. Am besten überlegen Sie sich im Vorfeld, was gefragt werden könnte, und überlegen sich passende Antworten. Dann bringt Sie nichts aus dem Konzept.
Mit Kleinigkeiten um den Mund gehen
Wenn die Veranstaltung über die Mittagspause geht bzw. in die Stunden des Abendbrots driftet, sollten Sie den Presseleuten auch etwas zu Essen anbieten. Reichen Sie am besten Fingerfood, das man nebenbei essen kann. Alkoholfreie Getränke dürfen natürlich auch nicht fehlen. Verlangen Sie aber bloß kein Geld für den Snack, sonst sehen Sie die Presse nie mehr wieder.
Fazit: Pflichtübung mit Heimvorteil
Erwarten Sie in jedem Fall nicht zu viel. Mittelständler geben zwar nicht jeden Tag eine Pressekonferenz, doch für viele Journalisten gehört es zum täglichen Brot und ist nichts Besonderes. Viele Gastgeber erhoffen sich, nachdem sie sich viel Mühe gegeben haben, eine positive Berichterstattung. Seien Sie aber nicht enttäuscht, wenn der Bericht etwas kürzer ausfällt oder ein Blatt gar nichts über Sie schreibt. Vielleicht war einfach nicht genug Platz in der Ausgabe oder das Thema hat nicht gepasst. Stellen Sie einen Journalisten aber niemals deswegen zur Rede. Sonst kommt er das nächste Mal nicht wieder.
Insgesamt bringt eine dauerhafte Pressearbeit meist mehr. Sehen Sie es am besten so: Bei einer gewissen Gewichtsklasse von Unternehmensnachricht muss eine Pressekonferenz einfach sein; wenn dabei auch für die Firma etwas herausspringt – umso besser.
