Privatnutzung von Firmenwagen: Wer für Fahrten im Firmenwagen zahlen muss

Mit dem Problem der Privatnutzung von Geschäftswagen schlagen sich Unternehmen regelmäßig herum. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die entsprechenden Richtlinien mit den BFH-Urteilen beißen. Ein bundesministerielles Schreiben soll jetzt Klarheit für Gesellschafter und Geschäftsführer schaffen.

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Bild: Cla78

Verdeckte Gewinnausschüttung

Von Sabine Wagner

Es geht um Gesellschafter bzw. Geschäftsführer, die ihren Firmenwagen (auch) privat nutzen – genauer gesagt: um die steuerrechtlichen Folgen. In den vergangenen Jahren hatten nämlich verschiedene Urteile des Bundes­finanzhofes (BFH), die sich z.T. gegen Regelungen der Richt­linien der Finanz­verwaltung stellten, zu Ver­unsicherungen geführt. Daher war eine Neu­regelung praktisch erforderlich geworden.

Mit seinem Schreiben vom 3. April 2012 hat das Bundesministerium für Finanzen (IV C 2 – S 2742/08/10001) nun folgende Regelungen getroffen, die für alle noch offenen Fälle anzuwenden sind:

  1. Benutzt ein Gesellschafter oder ein Geschäftsführer ein betriebliches Fahrzeug privat, dann stellen die Nutzungsvorteile eine verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG dar, wenn es an einer vertraglichen Regelung fehlt, in der das Unternehmen dem Gesellschafter oder Geschäftsführer gestattet, das Firmenfahrzeug für private Zwecke in einem definierten Umfang zu nutzen (gemeint ist eine so genannte „fremdübliche Überlassungs- und Nutzungsvereinbarung“). Handelt es sich um die Privatnutzung durch einen Gesellschafter, sind bei ihm die Nutzungsvorteile als Einkünfte aus dem Kapitalvermögen zu erfassen. Ob der Gesellschafter zu mehr als 50 % (beherrschender Gesellschafter) oder zu weniger als 50 % (nicht beherrschender Gesellschafter) am Unternehmen beteiligt ist, ist dabei ohne Bedeutung.
  2. Der Nutzungsvorteil ist als Arbeitslohn einzustufen oder als Nutzungsentgelt auszugleichen für den Fall, dass es zwar keine schriftlich fixierte fremdübliche Überlassungs- und Nutzungsvereinbarung gibt, dass aber eine Privatnutzung mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erlaubt wurde (und die Privatnutzung tatsächlich so auch durchgeführt wurde).
    Praxistipp: Der entsprechende Arbeitslohn bzw. das Nutzungsentgelt sind zeitnah in der Buchführung der Gesellschaft als Lohnaufwand bzw. Betriebsausgaben zu erfassen. Bei Arbeitslohn ist also auf die zeitnahe Verbuchung des Lohnaufwands sowie die Abführung der Lohnsteuer und möglicherweise auch der Sozialversicherungsbeiträge zu achten. Entsprechend ist zeitnah das Verrechnungskonto des Gesellschafters bzw. des Geschäftsführers zu belasten und zu dokumentieren. Fehlt diese Dokumentation, riskiert Ihr Unternehmen, dass die Gewährung des Nutzungsvorteils als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft wird.
  3. Diese Einstufung als Arbeitslohn oder Nutzungsentgelt gilt auch für den Fall, dass die Privatnutzung durch eine schriftliche, fremdübliche Überlassungs- und Nutzungsvereinbarung geregelt ist und der Firmenwagen für private Fahrten in dem Umfang genutzt wird, wie dies schriftlich vereinbart wurde.

In Absprache mit dem Finanzamt

Liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor (wie oben unter Nr. 1), so lässt es das BMF nunmehr in Einzelfällen zu, dass die Ein-Prozent-Regelung zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage herangezogen werden kann. Da hierauf kein Rechtsanspruch besteht, ist Ihr Unternehmen auf das Wohlwollen der Finanzbehörde angewiesen.

Ob Ihre Behörde offen für die Ein-Prozent-Regelung ist, lässt sich am besten im Vorfeld mit den Behörden klären; falls Ihr Unternehmen Wohlwollen signalisiert bekommen hat, sollten Sie eine Telefon-/Gesprächsnotiz erstellen und dem Gesprächspartner auf der Behördenseite übersenden.

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