Auswärtseinsatz als Schnitzeljagd
Von Sabine Philipp
Seit dem 1. Januar 2008 sind Reisekosten steuerlich einfacher zu handhaben. Hintergrund ist die Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien. Seitdem haben sich zwar abermals wichtige Änderungen ergeben, doch gilt weiterhin die wichtigste Neuerung: dass es keine Rolle mehr spielt, ob Sie Unternehmer, selbstständig oder angestellt sind.
Die wichtigsten Änderungen: Es wird nicht mehr zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden. Es gibt nur noch eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“. Und die liegt vor, wenn Sie außerhalb Ihrer Wohnung oder Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden.
Arbeitsstätte neu definiert
Als „regelmäßige Arbeitsstätte“ gilt „der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit“ – also jede feste betriebliche Einrichtung, die fortdauernd und mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder angefahren wird. Sie müssen nur im Durchschnitt einen Arbeitstag pro Woche dort sein. Dabei ist egal, wie lange Sie bleiben. Es reicht auch aus, wenn Sie nur kurz nach dem Rechten sehen oder z.B. neues VKF-Material für den Vertrieb abholen.
Sie können aber auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben, z.B. wenn Sie Einzelhändler sind und vom heimischen Büro aus regelmäßig verschiedene Filialen pro Woche anfahren, um dort tätig zu sein.
Pendlerpauschale
Das Bundesfinanzministerium hat hierzu eine eigene Seite eingerichtet und beantwortet die häufigsten Fragen.
Diese Fahrten fallen dann nicht unter Reisekosten, sondern sind Fahrten zum Arbeitsplatz, für die die normale Pendlerregelung gilt. Bei diesem Thema ist allerdings stets Aufmerksamkeit erforderlich, weil der Staat sich diese Kosten gerne sparen möchte. Die Abschaffung von 2007 hat das Bundesverfassungsgericht in seiner Entscheidung vom Dezember 2008 für verfassungswidrig erklärt, so dass vorerst die ältere Rechtslage wiederhergestellt ist.
Sollten Sie dagegen alles von zu Hause aus erledigen und seltener im Betrieb auftauchen, dann ist die Fahrt ins Büro eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit und Sie können Reisekosten berechnen. Und zwar so:
Reisekosten sind
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten,
wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Dafür können Sie die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen, bzw. 0,30 Euro pro Kilometer, wenn Sie den Pkw nehmen. Für jede Person, die Sie aus beruflichen Gründen mitnehmen, gibt es 0,02 Euro pro Kilometer extra. Wenn Sie auf dem Motorrad oder Motorroller unterwegs sind, gibt es 0,13 Euro pro Kilometer.
Bei einer Auswärtstätigkeit können Sie Reisekosten für Fahrten zwischen der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstelle berechnen. Ebenso wie Fahrten von der auswärtigen Unterkunft zur Arbeitsstätte und Heimfahrten zwischendurch.
30-km-Obergrenze entfällt
Bei ständig wachsenden Einsatzorten (Einsatzwechseltätigkeit) wie z.B. Baustellen konnten bislang nur Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ab 30 km steuerfrei als Reisekosten berechnet werden. Jetzt dürfen Sie auch kürzere Strecken ansetzen.
Dreimonatsfrist aufgehoben
Bisher wurde nach drei Monaten die auswärtige zur regelmäßigen Arbeitsstätte und mit der lukrativen Anrechnung von Reisekosten war es vorbei. Das ist jetzt anders. Zwar wird nicht klar gesagt, wie lange Sie wegbleiben dürfen, um in den Genuss zu kommen. Es hängt aber von den Gesamtumständen ab. Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie auch bei Ihrem Finanzamt anrufen und nachfragen, wie die das sehen. Es kommt aber immer gut an, wenn die Auswärtstätigkeit von vorneherein zeitlich befristet ist. Am besten dokumentieren Sie das vor dem Einsatz. Dann haben Sie nachher etwas in der Hand.
Fazit: Unbeirrt Belege sammeln
Die Reisekostenabrechnung war schon immer etwas für Briefmarkensammler, die Freude an anderen Gegenden haben und gerne Papierstückchen sortieren, womit sie sehr viel Zeit verbringen. Also: Halten Sie immer alles schriftlich fest. Egal ob es sich um Anlass, Grund und Zweck der Reisetätigkeit, Datum und Dauer oder den konkreten Reiseweg handelt. Und heben Sie sämtliche entsprechenden Quittungen wie Benzin– und Hotelrechnung, Parkschein etc. gut auf! Dafür interessieren sich die Steuerbeamten ganz besonders. Denken Sie auch daran, Ihre Lohnbuchhaltungssoftware entsprechend anzupassen.
