Verlässliche Informationen bilden die Basis
Von Dr. rer. nat. Jürgen Kaack, STZ-Consulting Group
Die Bedeutung eines wirksamen Risikomanagementprozesses ist mittlerweile auch bei mittelständischen Unternehmen (KMU) nicht mehr umstritten. Dabei ist nicht nur der formale Aspekt der Reduktion der Geschäftsführerhaftung und die Anforderung an ein Risikomanagement beim Rating der Banken die Motivation, sondern insbesondere die Tatsache, dass das Risikomanagement ein wichtiges Führungsinstrument in dynamischen und international beeinflussten Märkten darstellt.
Der Risikomanagementprozess
Der eigentliche Prozess zur Einführung des Risikomanagements bei mittelständischen Unternehmen ist bereits an anderer Stelle ausführlich beschrieben. Von den einzelnen Schritten
- Risiken identifizieren und beschreiben,
- Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadenshöhe bewerten,
- Risiken im Risikoportfolio priorisieren,
- Gegenmaßnahmen identifizieren,
- Maßnahmenplan aufstellen,
- Auswirkungen im Risikoportfolio prüfen und
- der regelmäßigen Überprüfung
stellt gerade der erste Schritt oft ein erhebliches Problem dar: die eigentliche Identifikation der Risiken. In erster Linie liegt das an einer zu engen Verbindung mit dem bearbeiteten Markt und dem eigenen Unternehmen. Eine solche Betriebsblindheit erschwert gerade das Erkennen von Risiken, mit denen man täglich umgeht oder die von schleichenden Änderungen ausgehen.
Nur richtig erkannte Risiken können im nächsten Schritt bewertet und dann durch Gegenmaßnahmen reduziert werden. Daher ist es notwendig, der Identifikation von Risiken die richtige Aufmerksamkeit zu widmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um das Vorgehen zur Risikoidentifikation zu objektivieren. Für die externen und internen Risiken sind dabei unterschiedliche Methoden zu empfehlen.
Schwarz auf Weiß
Eine ausführliche Darstellung zum Thema Risikomanagement für den Mittelstand gibt Dr. Jürgen Kaack im Ratgeber „Einführung von Risikomanagement“, den Sie als PDF-Vollversion kostenfrei im Pressezentrum des MittelstandsWiki bekommen.
Externe Risiken
Informationen zu externen Risiken (technologischen Neuerungen und Änderungen in den rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen etc.) lassen sich in der Regel gut erfassen, da entsprechende Informationen von Medien und Verbänden verfügbar sind.
Informationen zu Veränderungen in den gesamtwirtschaftlichen Bedingungen sind ebenfalls über allgemein zugängliche Medien zu finden. Hierbei ist es allerdings wichtig, gezielt nach diesen Informationen Ausschau zu halten und die Informationsinhalte, Quellen und die Glaubwürdigkeit der Aussagen festzuhalten, damit sie für den eigentlichen Risikomanagementprozess dann zur Verfügung stehen. Diese Angaben werden aber auch bei der Erstellung einer marktorientierten Planung benötigt und sind daher generell für das Unternehmen von Bedeutung.
Spezifischere Informationen zur eigenen Branche und zum bearbeiteten regionalen Markt werden in der Regel von den Branchenverbänden, Wirtschaftsförderungsgesellschaften und den Kammern gesammelt und in aufbereiteter Form den Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Die Aufgabe des Unternehmers besteht im Hinblick auf das Risikomanagement in der Auswertung dieser Informationen. Für spezifische Fragen, z.B. im Hinblick auf das Kaufverhalten der Zielgruppe, bieten sich Marktforschungsmethoden an. Wenn die Durchführung für das einzelne Unternehmen zu aufwändig ist, können mehrere Unternehmen dies gemeinsam tun oder der Branchenverband beauftragt die Marktforschung.
Es gibt also eine Reihe von zugänglichen Quellen, in denen Hinweise auf externe Risiken gefunden werden können. Die Voraussetzung zur Nutzung der vorhandenen Informationen ist die laufende, gezielte und systematische Erfassung und Sammlung der Informationen. Eine Woche vor der angesetzten Überprüfung der Ergebnisse des Risikomanagements damit zu beginnen, kann nicht zielführend sein!
Interne Risiken
Während sich die externen Risiken durch die gezielte Suche bei mehr oder weniger allgemein zugänglichen Quellen identifizieren lassen, hilft dies für die internen Risiken in aller Regel nicht weiter. Gerade hier besteht aufgrund der lange eingeschliffenen und anscheinend bewährten Abläufe die Gefahr von Betriebsblindheit.
Eine Möglichkeit zur Objektivierung besteht in der Einschaltung externer Moderatoren, die nicht regelmäßig mit dem Unternehmen zu tun haben und vielleicht noch nicht einmal mit den Besonderheiten der Branche vertraut sind. Dies schafft eine Voraussetzung für die notwendige Unbefangenheit bei der Analyse und erlaubt die Betrachtung aus neuen Perspektiven. Dabei sollte aber beachtet werden, dass die Moderatoren von außen mit den Prinzipien des Risikomanagements vertraut sind und die Zielsetzung des Prozesses kennen.
Generell ist es gerade für die Identifikation intern bedingter Risiken hilfreich, sich von Fragebögen leiten zu lassen, die die verschiedenen Bereiche des Unternehmens abdecken. Die Beantwortung sollte im Kreis aller Führungskräfte erfolgen und idealerweise durch einen externen Moderator geleitet werden. Anmerkungen und Ideen auch von den nicht unmittelbar für den jeweiligen Fragenkomplex zuständigen Führungskräften erweitern die Perspektive.
Der Fragebogen zu den internen Risiken deckt die Funktionsbereiche Einkauf, Entwicklung, Produktion und Vertrieb ab. Das Muster dürfen – und sollen – Sie an Ihre spezifischen Bedingungen je nach Branche und Unternehmen anpassen bzw. erweitern.
Bei der Diskussion sollten alle Punkte dokumentiert werden, ohne dass es bereits zu einer Bewertung und Vertiefung kommt. Dies erfolgt erst im nächsten Schritt des Risikomanagements, der Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Aus demselben Grund macht es auch keinen Sinn, schon in dieser Phase mögliche Risiken als nicht relevant auszugrenzen. Ähnlich wie beim Brainstorming dient dieser Schritt im Risikomanagement der umfassenden Identifikation möglichst aller potenziellen Risikoquellen.
Finanzielle Risiken
Die finanziellen Risiken lassen sich am ehesten über die Auswertung von Kennzahlen erkennen. Da diese je nach Branche und auch für einzelne Unternehmen in einer Branche sehr unterschiedlich ausfallen können, erlaubt die absolute Höhe meist noch keine relevante Aussage zum tatsächlichen Risikopotenzial. Wenn man die Entwicklung der Risiken über einen längeren Zeitraum erfasst, ist dies dagegen viel eher möglich. Je nach Dynamik der jeweiligen Märkte ist eine Erfassung der Kennzahlen im Jahresrhythmus zu wenig, eine monatliche Auswertung kann eher angemessen sein. Eine Auswahl möglicherweise relevanter Kennzahlen ist in der folgenden Liste zusammengestellt:
- Jahresüberschuss je Mitarbeiter
- Umsatz je Mitarbeiter
- Personalkosten zu Umsatz
- Umschlag des Kapitals
- Forderungsziele
- Lieferantenziele
- Reichweite Lager
- Reichweite Material
- Produktmarge
- Handelsspanne
- Relative Nettoverschuldung
- Eigenkapitalrentabilität
- Gesamtkapitalrentabilität
- Umsatzrentabilität
- Anlagendeckung
- Liquidität
Fazit: Nur erkannten Gefahren kann man begegnen
Die sorgfältige und systematische Identifikation der relevanten Risiken ist eine wesentliche Voraussetzung für die Qualität des gesamten Risikomanagementprozesses. Nicht erkannte Risiken lassen sich auch nicht durch Gegenmaßnahmen eingrenzen. Aus diesem Grund ist es notwendig, gerade diesem ersten Schritt bei der Einführung des Risikomanagements die angemessene Aufmerksamkeit und Sorgfalt zu widmen.
