Das Wichtigste bei der SEPA-Umstellung
Von Frank Steinberg, Haufe-Lexware
Am 1. Februar 2014 ist es soweit. Dann gelten die bisherigen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften nicht mehr. Im Einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, dem Single Euro Payments Area (SEPA) funktionieren die Transfers mit IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code). Die meisten Verbraucher müssen sich dabei nur an längere Nummern gewöhnen. Für Unternehmen bedeutet die Umstellung aber umfangreiche Vorarbeiten. Es geht schließlich nicht nur darum, einige Rechnungsvorlagen und Briefmuster zu aktualisieren, sondern um die komplette Reorganisation sämtlicher Datenbanken und Softwarebestandteile, die mit Kundendaten und der Buchhaltung zu tun haben.
Diverse Erhebungen haben bis zuletzt gezeigt, dass die Wirtschaft den nahenden SEPA-Pflichttermin keineswegs so ernst nimmt, wie es nötig wäre. Das geht so weit, dass manche Analysten liquiditätsbedingte Firmenkrisen heranziehen sehen, nämlich dann, wenn die alten Einzugsermächtigungen mangels Umstellung auf SEPA-Lastschriften nicht mehr funktionieren oder sich bei einem Gläubiger im B2B-Geschäft die Zahl der SEPA-unfähigen Schuldner häuft. Im Folgenden finden Sie daher die wichtigsten Fragen und Antworten rund um SEPA.
Single Euro Payments Area
- Was bedeutet SEPA?
- SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, der mit standardisierten Überweisungen und Lastschriften funktioniert. Dadurch können Unternehmen und Verbraucher bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg tätigen. 32 Länder nehmen an SEPA teil. Am 1. Februar 2014 wird das SEPA-Verfahren Pflicht – ab diesem Datum gelten die inländischen Überweisungen und Lastschriften nicht mehr.
- Welche Länder nehmen an SEPA teil?
- Neben den 27 EU-Staaten nehmen auch die drei Länder des übrigen Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) teil, also Island, Norwegen und Liechtenstein, außerdem die Schweiz und Monaco.
Stichtag und Umstellung
- Wie lange kann ich das bisherige Zahlungsverkehrsverfahren nutzen?
- Die deutschen Zahlungsverkehrsverfahren lassen sich noch bis zum 31. Januar 2014 weiter nutzen. Es ist aber bereits jetzt möglich, den Zahlungsverkehr nach den SEPA-Verfahren abzuwickeln. Unternehmer sollten unbedingt rechtzeitig mit der Umstellung beginnen, um Zahlungsausfällen und Liquiditätsengpässen vorzubeugen.
- Muss ich auf die SEPA-Verfahren umsteigen?
- Ja. Denn ab dem 1. Februar 2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften im In- und Ausland nur noch nach den SEPA-Verfahren abgewickelt werden. Die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren sind dann nicht mehr gültig.
Nummern und Formate
- Welche SEPA-Zahlungsarten gibt es?
- Es gibt SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Varianten: als SEPA-Basislastschrift und als SEPA-Firmenlastschrift (B2B).
- Was bedeutet IBAN-only?
- Ab Februar 2014 ist für SEPA-Inlandszahlungen nur noch die IBAN (International Bank Account Number) des Zahlungsempfängers erforderlich. Der BIC (Business Identifier Code) wird zunächst noch für grenzüberschreitende Überweisungen benötigt.
- Gibt es neue Vordrucke für die SEPA-Überweisung?
- Ja. SEPA-fähige Programme füllen die Vordrucke seit Mitte Juni bereits mit den passenden Daten aus (IBAN, BIC). Voraussetzung dafür ist, dass die Stammdaten bereits auf SEPA umgestellt wurden.
- Wird es das DTA-Verfahren (Datenträgeraustausch) weiterhin geben?
- Nein. Ab dem 1. Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr nur noch per Onlinebanking oder in Papierform abgewickelt. Über das neue ISO-20022-XML-Format (es löst das bisherige einfache DTA-Format ab) lassen sich Daten aus Softwarelösungen in Onlinebanking-Systeme importieren.
- Ändert sich durch SEPA etwas an den Meldepflichten?
- An den grundsätzlichen Meldepflichten im europäischen Zahlungsverkehr ändert sich nach derzeitigem Stand nichts. Das Meldeverfahren für SEPA-Zahlungen über 12.500 Euro muss jedoch mit dem Vordruck Z4 zur Außenwirtschaftsverordnung erfolgen.
- Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und wo erhalte ich sie?
- Die Gläubiger-ID (Creditor Identifier) ist eine europaweit einheitliche Identifikationsnummer, die den Einreicher von SEPA-Lastschriften eindeutig identifiziert. Die 18-stellige alphanumerische Nummer benötigen alle Unternehmer, die SEPA-Lastschriften einreichen möchten. Ohne diese Nummer werden die eingereichten Transaktionen nicht durchgeführt. Zu beantragen ist die Gläubiger-ID ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank.
Lastschriften
- Was ist das SEPA-Lastschriftmandat?
- Mit dem SEPA-Lastschriftmandat wird der Zahlungsempfänger ermächtigt, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Gleichzeitig wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen damit beauftragt, die Lastschrift einzulösen.
- Wie lange gilt das SEPA-Lastschriftmandat?
- Generell gilt das SEPA-Lastschriftmandat unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Wenn aber innerhalb von 36 Monaten seit dem letzten Einzug keine Folgelastschriften eingereicht werden, verfällt das Lastschriftmandat automatisch. Es ist also ein neues SEPA-Mandat erforderlich, falls nach dem Verfall erneut SEPA-Lastschriften bei diesem Zahlungspflichtigen eingezogen werden sollen.
- Gelten die mir erteilten Einzugsermächtigungen auch für SEPA-Basislastschriften?
- Ja. Für Einzugsermächtigungen, die bereits erteilt wurden, sind keine neuen SEPA-Lastschriftmandate erforderlich. Allerdings müssen die Kunden über die jeweilige Mandatsreferenz, die Gläubiger-Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basislastschriftverfahren informiert werden. Gute Softwarehersteller bieten ihren Kunden ein entsprechendes Musterschreiben an, das alle Vorgaben berücksichtigt.
- Gelten die erteilten Abbuchungsaufträge auch für SEPA-Firmenlastschriften?
- Nein. Hier sind neue schriftliche Mandate einzuholen. SEPA-fähige Programme enthalten ein entsprechendes Musterschreiben, das alle Vorgaben berücksichtigt.
Kartenzahlungen
- Was ändert sich durch SEPA bei den Kartenzahlungen?
- SEPA vereinheitlicht auch die Kartenzahlungen per EC- oder Kreditkarte. Ziel von SEPA ist es, die technologischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Karten EU-weit akzeptiert werden. Mehr noch: Einheitliche Sicherheitsstandards sollen europäischen Karteninhabern und Händlern mehr Schutz vor Missbrauch bieten.
- Was muss ich als Händler tun, um Kunden aus dem SEPA-Raum das Bezahlen mit Karte zu ermöglichen?
- Damit Kunden aus dem europäischen Ausland bei Unternehmen mit einer EC- oder Kreditkarte bezahlen können, muss ein SEPA-fähiges Debitkarten-Zahlungsverfahren eingerichtet sein.
Fazit: Die Werkzeuge sind bereit
Die Umstellung bedeutet für Unternehmen zunächst einmal Aufwand und Kosten. Allerdings dürften die Vorteile von SEPA im weiteren Verlauf überwiegen: Durch das einheitliche Zahlungsverkehrsverfahren im In- und Ausland genügt für den gesamten Euro-Zahlungsverkehr ein einziges Konto. Das reduziert den Aufwand für die Kundendatenverwaltung, da alle europäischen Geschäftspartner mit einheitlichen Daten wie IBAN und BIC abgelegt werden.
Ein weiterer Vorteil des neuen SEPA-Lastschriftverfahrens besteht darin, dass sich durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums die Zahlungsströme besser steuern lassen – und damit auch die Unternehmensliquidität. Für Unternehmen, die Debitkarten (EC-Karten) akzeptieren, muss ein SEPA-fähiges Kartenzahlungsverfahren eingerichtet sein. Wichtig ist in jedem Fall: Die eingesetzte kaufmännische Software- und Onlinebanking-Lösung muss bald möglichst auf SEPA umgestellt werden. Die Software-Anbieter selbst haben ihre Produkte längst SEPA-fähig gemacht.
