Der Finanzdaten-Countdown läuft
Von Sabine Philipp im Auftrag der Comarch AG
In den Finanzabteilungen mancher mittelständischer Unternehmen riecht es zurzeit nach verbranntem Gummi. Denn nach der Sommerpause müssen sie wirklich Tempo machen, um aufzuholen, was viele lange nicht wahrhaben wollten: Neben der Umstellung auf die E-Bilanz naht die endgültige Pflichtumstellung auf die einheitlichen SEPA-Verfahren. Zwar steht die Ablösung der nationalen Zahlungssysteme schon seit geraumer Zeit auf dem Plan, doch hat man in den Chefetagen vielfach zu lange mit der Umsetzung gezögert. Technische Gründe, auf der Zielgeraden mit dem Endspurt zu zögern, gibt es jedenfalls keine – gute Finanzsoftware ist bereits durchgehend SEPA-fähig und auch für die E-Bilanz gibt es in jedem Fall Lösungen, die zur bestehenden Buchhaltung kompatibel sind.
Manche Unternehmen haben die Gelegenheit genutzt und sich die Zeit genommen, ihre Buchungsprozesse bei der Einführung der elektronischen Bilanz zu überprüfen. Wer dabei gleich die Stammdaten von Kunden und Lieferanten auf Stimmigkeit abgleicht, steht mit einem rundum sauberen, rechtssicheren System da.
Warum eine keineswegs geringe Anzahl von Unternehmen sowohl die E-Bilanz als auch SEPA auf die lange Bank geschoben hat, ist unterdessen Anlass zu Spekulationen. Eine Hauptursache dürfte die stufenweise Einführung sein; solange noch kein harter Termin drohte, scheuten vor allem kleine und mittlere Unternehmen den Aufwand. Das gilt speziell dann, wenn sie vornehmlich Kunden im Inland bedienen und auf europaeinheitliche Zahlungen ganz gut verzichten könnten. Hinzu kommt vermutlich eine politikverschuldete Vorsicht: Nach Rückziehern und Fehlstarts wie bei ELENA oder der E-Rechnung samt ihren anfänglichen digitalen Signaturpflichten ist es der Wirtschaft kaum zu verdenken, dass sie die erste Welle abwartet, bis sich herausstellt, ob es überhaupt bei den Neuerungen bleibt.
Kompatible E-Bilanz-Lösungen
Die neuen E-Bilanz-Anforderungen verlangen von Steuerpflichtigen, die ihre Gewinne nach § 4, Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermitteln, dass sie den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn-und-Verlust-Rechnung dem Finanzamt nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln. Das besagt § 5b EStG, der im Rahmen des Steuerbürokratieabbaugesetzes vom 20. Dezember 2008 eingeführt wurde.
Die E-Bilanz ist ab dem Wirtschaftsjahr 2013 verbindlich. Aber noch immer tun sich etliche Unternehmen sichtlich schwer damit. Einer gemeinsamen Marktstudie von VDMA und der Trovarit AG, schätzten die befragten Software-Anbieter (von ERP-, Rechnungswesen- und E-Bilanz-Lösungen), dass bisher nur 20–30 % ihrer Kunden vorbereitende Maßnahmen zur Erstellung der E-Bilanz ergriffen haben. Die Schwierigkeit liegt offenbar darin, eine passende Lösung zu finden, die kompatibel zum bisherigen Buchhaltungssystem ist.
Als systemunabhängige Anwendung zur elektronischen Übermittlung von Daten an die Finanzverwaltung ist Comarch eBilanz konzipiert. Sie funktioniert im Zusammenspiel mit einer Comarch-Finanzlösung (DKS, Schilling, Suite ab Release 2.5 oder Enterprise) ebenso wie mit Datenquellen von Drittanbietern. Einzige Voraussetzung ist, dass die Salden in einer CSV-Datei vorliegen. Diese werden in die eBilanz-Anwendung zur weiteren Verarbeitung importiert. Die Übertragung an das Finanzamt findet im XBRL-Format statt. Der Hersteller verspricht damit volle Rechtssicherheit.
Von den Funktionen her bringt die ergonomisch sauber angelegte Software alles mit, was eine professionelle Lösung leisten muss und die Bilanzierung erleichtert: Mehrmandantenfähigkeit, Kontenaufteilung auf Taxonomiepositionen, diverse Filter- und Suchfunktionen etc. Außerdem kann man die Kontenzuordnung in Folgemeldungen durch Vorlagen automatisieren. Die Benutzeroberfläche lässt sich individuell anpassen, die Arbeit selbst geht auch mit Drag-and-drop vonstatten. Comarch eBilanz läuft unter allen neueren Windows-Betriebssystem (XP, 2000, 2003, Vista, 2008, 7 und 2008 R2) mit Java 1.6.
Wie SEPA-Daten mit Comarch-Finanzlösungen umgesetzt werden, war Teil eines aktuellen Webinars, das man auch online nachvollziehen kann.
Comarch Software und Beratung AG, Messerschmittstr. 4, 80992 München, Tel. 089-14329-0, Fax 089-14329-1114, info@comarch.de, www.comarch.de
SEPA-fähige Finanzsoftware
Hinzu kommt, dass der Einheitliche Zahlungsverkehrsraum SEPA (Single Euro Payments Area) zum 1. Februar 2014 ernst macht. Dann ersetzen die SEPA-Verfahren definitiv die bisherigen nationalen Zahlungsmodi für Überweisungen und Lastschriften. Allerdings sieht es in diesem Punkt kaum besser aus: Verschiedene Studien haben in der jüngsten Vergangenheit wiederholt gezeigt, dass die Wirtschaft den Aufwand der Umstellung nicht ernst genug nimmt.
So geht eine PwC-Umfrage unter 150 europäischen Unternehmen davon aus, dass ein Drittel der Befragten Gefahr läuft, die Umstellung nicht rechtzeitig zu schaffen. Alarmierend sind auch die Ergebnisse der Bestandsaufnahme zur SEPA-Migration in Deutschland, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg gemeinsam mit dem BITKOM verantwortet. Demnach hat gut jede fünfte Organisation bislang nur vage Vorstellungen von den Folgen der Umstellung. Rund 30 % planen offenbar erst zum Stichtag 1. Februar 2014 die ausschließliche Nutzung der neuen Überweisungsform. Derartige Sorglosigkeit ist durchaus riskant. Analysten warnen bereits vor einer fatalen Kettenreaktion, wenn Unternehmen, die ihre Einzugsermächtigungen nicht aktualisieren haben lassen, in Liquiditätsprobleme geraten und dadurch ihrerseits Zahlungsausfälle produzieren.
Dass Unternehmen derartige Risiken eingehen, ist umso schwerer verständlich, als sie vollkommen unnötig sind: Professionelle Finanzsoftwareprodukte sind schon längst SEPA-fähig und unterstützen bei der Umstellung sämtlicher Prozesse. Die Faustregel für Nachzügler folgt der nachvollziehbaren Logik: Je mehr Konten zu verwalten sind, desto eher lohnt sich eine verlässliche Softwarelösung.
Es kursiert ein hartnäckiges Gerücht, dem zufolge die Umstellung für Unternehmen erst ab dem 1. Februar 2016 Pflicht werden soll. Das ist definitiv falsch! Dieser Termin gilt nur für Privatkunden via Bankschalter oder Onlinebanking, nicht aber für Firmen! Für Unternehmen ist es also höchste Zeit zu handeln. Sonst können sie im schlimmsten Fall nach dem 31. Januar 2014 keine Lastschriften mehr einziehen.
Fazit: Werkzeug wetzen und aufholen
Unternehmen, denen die Zeit davonläuft, sind also gut beraten, sich zunächst aktuelle Software-Unterstützung zu besorgen, um aufzuholen. Was dann noch zu tun bleibt, ist: Mandate einrichten und neue einholen; denn nur sie legitimieren die SEPA-Lastschriften. Bei unterschriebenen Einzugsermächtigungen müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Bei Abbuchungsgenehmigungen, die hauptsächlich im B2B-Verkehr zum Tragen kommen, sieht das anders aus. Hier ist ein SEPA-Firmenlastschriftmandat fällig. Denn es gibt nun zwei verschiedene Lastschriftverfahren: eine Basisvariante (SEPA Core Direct Debit) sowie ein Verfahren für den Verkehr mit Geschäftskunden (Firmenlastschrift oder SEPA Business to Business Direct Debit).
Schließlich gilt es noch, die Debitoren auf das neue Verfahren hinzuweisen und sie über die Merkmale des umgestellten Mandates zu informieren. Das geschieht mit einem einfachen Formschreiben – aber es muss eben zum 1. Februar getan sein.
Nützliche Links
Einen guten Überblick zum Thema SEPA schafft das Portal www.sepa-wissen.de, das u.a. eine Checkliste als PDF zum Thema anbietet. Eine umfangreiche FAQ-Liste hat auch die Deutsche Bundesbank beantwortet. Gründlich ist auch die offizielle Elster-Seite, die sich mit der E-Bilanz befasst. Hilfreich ist bei diesem Thema außerdem die BMF-Infobroschüre (PDF), die jeweils Beispielszenarien durchrechnet.
