Flurfunk hält die Firma auf dem Laufenden
Rund 85 % der Unternehmen sehen in naher Zukunft eine steigende, geschäftliche Bedeutung von sozialen Medien wie Facebook und Twitter, so ein Ergebnis der Umfrage Social Media in Unternehmen des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW). Aktivitäten in Facebook und Twitter dienen der Kundenbindung, der Akquise, der Werbung und der Öffentlichkeitsarbeit.
Facebook und Twitter bieten eine gute Möglichkeit, Kunden zielgruppenspezifisch zu erreichen (z.B. durch so genannte Twitter Ads) und aktuelle Unternehmensmeldungen oder Angebote zu verbreiten. Die Kommunikation muss jedoch durchgängig sein. Es sollte nicht passieren, dass die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger informiert sind als die Kunden. Solche Peinlichkeiten kann man sich ersparen.
Internes bleibt innerhalb
Wenn die Nachricht über ein aktuelles Produktangebot seinen Weg über soziale Medien zu den Interessenten und Kunden findet, sollten die eigenen Beschäftigten zumindest gleichzeitig informiert werden. Das ist technisch auch kein Problem, wenn am Arbeitsplatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Internet-Zugang besteht und die Facebook-Statusmeldungen oder Tweets des Unternehmens abonniert wurden.
Es gibt allerdings auch zahlreiche aktuelle Nachrichten, die zuerst oder überhaupt nur intern kommuniziert werden sollen. Natürlich lassen sich in Facebook und Google+ die Empfängergruppen definieren. Doch ein Fehler in der Zuordnung oder Gruppenzusammensetzung kann schnell Betriebsgeheimnisse ins ganze Internet verbreiten. Dies ist eine wesentliche Sorge der Unternehmen, die soziale Online-Medien als Datenrisiko fürchten.
Twitter-Alternativen statt Turnschuh
Es gibt aber soziale Online-Medien, die ähnliche Funktionen wie Twitter, Facebook und Google+ haben, aber ausschließlich im eigenen und geschützten Intranet laufen. Damit lässt sich ohne großen Aufwand ein digitaler Flurfunk aufbauen, ein eigener Nachrichtenkanal nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So lassen sich aktuelle Entwicklungen in Projekten, neue Angebote für die Kunden und Hinweise zur kommenden Werbekampagne gezielt unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern streuen, einfach auf Knopfdruck und nahezu in Echtzeit. Rückfragen sind ebenso möglich wie Kommentare.
Der soziale Austausch zwischen den Beschäftigten soll das keineswegs verhindern; man will auf diese Weise vielmehr den Informationsaustausch fördern. Die Beschäftigten können zeitnah, zielgerichtet und ohne großen Aufwand mit Informationen versorgt werden. Ein klarer Vorteil: So manches internes Meeting, das nur Informationen vermitteln soll, kann man sich sparen, ohne den regelmäßigen Statusabgleich zu gefährden.
Kurznachrichten aufs Smartphone
Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von sozialen Werkzeugen für das Intranet, die sich ähnlich wie Twitter und Facebook nutzen lassen, darunter Chatter, Communote, ShareTronix, Snipia, Socialcast, Socialtext, GNU social und Yammer. Zu den Funktionen gehört in der Regel ein Statusdienst, der den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern, Projekten und Abteilungen beleben kann. Da die Nachrichten keine langen Abhandlungen wie in einem internen Blog (Corporate Blog), sondern eher kurze Mitteilungen sind, spricht man auch von internem Microblogging.
Verschiedene Dienste für internes Microblogging muss man nicht selbst installieren und betreiben, sondern sie stehen als Cloud-Dienst zur Verfügung. Die Nutzer des internen Statusdienstes müssen jedoch nicht ständig den Browser geöffnet haben, um informiert zu bleiben oder um selbst Statusmeldungen zu Projekten zu verbreiten. Je nach Anbieter gibt es auch Client-Lösungen für den Desktop und Apps für Smartphones. Dadurch werden stationäre und mobile Geräte zu internen Nachrichtenfenstern.
Fazit: Flott, aber nicht vorschnell
Wichtig ist allerdings: Das interne Microblogging muss zu Unternehmen und Kommunikationsziel passen (z.B. zu einer Projektkommunikation). Da sich hier mit der Zeit Änderungen im Unternehmen ergeben können, sollte das gewählte Werkzeug flexibel genug sein.
- Nachrichten sollten auch mehr als 140 Zeichen haben können, wenn es erforderlich ist.
- Es sollten sich Dateien anfügen und Links einfügen lassen, um zusätzliche/weiterführende Informationen anzubieten.
- Neben der Gruppenkommunikation sollte auch eine Einzelkommunikation möglich sein.
- Die Berechtigungen im Microblogging sollten sich nach dem tatsächlichen Bedarf richten, ähnlich wie im Firmennetzwerk.
- Die Verwendung sollte in einer internen Richtlinie geregelt sein, damit die Zweckbindung des Dienstes auch eingehalten wird.
- Gerade bei Anbindung mobiler Kolleginnen und Kollegen über Smartphones ist eine Verschlüsselung entscheidend.
Eine gute Auswahl des Werkzeuges und eine saubere Planung der Einführung sorgen später für eine reibungslose interne Kommunikation und vermeiden interne Datenpannen. Schließlich sollen die Informationen gezielt fließen und nicht unkontrolliert abfließen.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
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