Statt verstaubter Lizenzen
Von Sabine Philipp
Teure Lizenzen für Software zu bezahlen, die man nur selten oder nur für kurz benötigt, stößt vielen Unternehmern sauer auf. Typische Beispiele sind das Buchhaltungsprogramm, das lediglich einmal pro Monat und dann noch am Jahresende zum Einsatz kommt. Oder die Office-Pakete und das ERP-Programm, die für die Zeitarbeiter besorgt werden mussten. Wenn diese Kollegen nach einem halben Jahr wieder gehen, bleibt die Firma auf den Softwarekosten sitzen.
Erschwerend kommt hinzu, dass Programme oft schnell veralten. Die Nachfolgeversion ist manchmal schon längst auf dem Markt, während das Unternehmen die alte Installation noch nicht einmal vollständig abgeschrieben hat. Und dabei sind die überflüssigen Lizenzkosten für ungenutzte Software noch gar nicht alles: Auch der Administrator, der sich um die Verwaltung kümmert, möchte am Monatsersten seinen Lohn sehen.
Nebenbei liegen die Programme oft spürbar auf den Ressourcen. Sie bescheren dem Administrator dadurch unnötige Zusatzarbeit und lassen den Serverpark durch ihre bloße Existenz bis knapp unter die Decke wachsen. Das kostet noch einmal zusätzliche Kapazitäten und Strom, für den Serverbetrieb und die Kühlung.
Und doch so nah
Wem diese Probleme vertraut vorkommen, für den könnten Mietlösungen, also Software as a Service (SaaS) eine passende Alternative sein. Dabei „liefert“ ein SaaS-Anbieter die Programme über öffentliche oder private Netze auf den Rechner. Die Mitarbeiter vor Ort sehen nur die Eingabemaske; der Rest befindet sich im Rechenzentrum des Anbieters.
So waghalsig dieses Konzept auf Anhieb klingt, so selbstverständlich nutzen wir solche Dienstleistungen bereits tagtäglich, meist ohne dass wir uns dessen bewusst wären. Nichts anderes als SaaS sind nämlich der Routenplaner im Internet oder die meisten E-Mail-Accounts. Selbst Mietsoftware für Online-Kriminelle (Cybercrime as a Service) gibt es bereits.
Dr. Stefan Schröder studierte Informatik an der Universität Erlangen-Nürnberg und begann mit der Promotion 1990 die Mitarbeit bei der DATEV eG. Seit September 2004 ist er Vorsitzender des Arbeitskreises SaaS (bis 2008 Arbeitskreis ASP) im BITKOM, so dass er wie kein anderer den Überblick über bewährte Lizenzmodelle und praktische Sicherheitslösungen hat sowie Antworten auf alle Anwenderfragen kennt.
Genauso wie bei diesen kleinen Anwendungen funktioniert es im Großen: Die Applikationen laufen auf den Rechenzentren der Anbieter und Sie müssen nur darauf zugreifen. „Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Ausgaben für Serverkapazitäten – die stattdessen der Anbieter bereithalten muss –, sondern auch für den Support“, erläutert Dr. Stefan Schröder, Leiter Entwicklung Betriebliches Rechnungswesen der DATEV eG sowie Vorsitzender des Arbeitskreises SaaS beim BITKOM. „Denn um Pflege und Updates kümmert sich ebenfalls der Partner.“
Da SaaS-Spezialisten sich professionell und hauptberuflich mit den Programmen beschäftigen, haben sie zudem sehr viel mehr Erfahrung damit und können die Software viel effizienter pflegen als ein Administrator im Betrieb, der sich sonst noch um allerlei zu kümmern hat.
Handfest ist auch die Argumentation mit der Liquidität: Sie bezahlen nur das, was Sie brauchen. „Falls Bedarf also nur einmal pro Monat oder für ein halbes Jahr besteht, lässt sich das so einrichten, dass auch nur dafür Gebühren entrichtet werden müssen“, so Dr. Schröder. Abrechnungstechnisch wird das so geregelt, dass Sie jeden Monat eine Rechnung bezahlen, die sich aus anteiligen Lizenzgebühren und Bereithaltungskosten zusammensetzt. Die Firma muss also keinen größeren Betrag auf einmal aufbringen.
Teil 1 erläutert das Grundprinzip und überlegt, welche Datenleitung ausreicht. Teil 2 wirft einen Blick zurück auf ASP und prüft ab, was SaaS nun besser kann. Teil 3 widmet sich den Vertragsbedingungen und sagt, was Sie von einem guten Anbieter erwarten dürfen.
Die Leitung trägt es
Inzwischen gibt es für fast jede Anwendung die passende Lösung, vom Content Management System über Exchange Server bis hin zu ERP-Systemen und Datenbanken. „Sofern standardisierte Lösungen genutzt werden können, sind diese auf Basis effizienterer Technik auch günstiger zu beziehen als früher. Damit eignen sich moderne Outsourcing-Angebote unter Umständen auch bereits für kleine Unternehmen,“ so BITKOM-Experte Dr. Schröder. Bei manchen Szenarien sind SaaS-Lösungen ohnedies die bessere Wahl, etwa im Fall von Online-Backups.
Einen Schritt weiter als SaaS geht das so genannte Cloud Computing. Bei dieser „IT in der Wolke“ kommen noch weitere Dimensionen wie die Virtualisierung der Hardware dazu. Dadurch kann die Hardware flexibler genutzt werden. Reicht die Rechnerkapazität für eine Arbeit nicht aus, dann können Sie z.B., während Sie mit dem Programm arbeiten, das System mit den Virtualisierungslayern auf eine andere Hardwareinstanz bzw. Recheninstanz verschieben.
Auch beim Exchange Server kann eine SaaS-Lösung eine intelligente Alternative sein, denn Unternehmen können dann je nach Aufkommen die Kapazitäten, die bei E-Mails ja einen beträchtlichen Umfang annehmen können, besser ausbauen, von Firewall und Virenschutz einmal ganz abgesehen. „Gute SaaS-Anbieter können in Sachen Sicherheit ein viel höheres Schutzniveau bieten“, nennt Dr. Stefan Schröder einen weiteren Vorteil der Mietlösung.
Wer z.B. viele mobile Angestellte oder Heimarbeiter hat oder selbst an verschiedenen Standorten aktiv ist, profitiert gleich doppelt. Weil die Software zentral und einheitlich verwaltet wird, kann der Zugriff weltweit erfolgen. Die einzige Voraussetzung ist eine breitbandige Internet-Verbindung, da schließlich beim SaaS-Abruf eine gewisse Datenmange transferiert wird.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Kurz: Wer mit einer ISDN-Leitung im tiefsten Westerwald sitzt, darf nicht gerade ein aufwändiges ERP-Programm mieten. Im Regelfall sollten einfache Breitbandanschlüsse aber locker für einen Mittelständler ausreichen – sofern nicht gigantische Datenmengen ausgetauscht werden, wie sie z.B. bei der Videobearbeitung entstehen.
- Was heutige Mietsoftwaremodelle vom älteren ASP-Konzept unterscheidet, legt Teil 2 dieser Serie dar. Teil 3 widmet sich dann Kooperationsfragen der Sicherheit und des Datenschutzes.
