Nach Dauer und Bedarf abgerechnet
Von Sabine Philipp
Wie Software as a Service funktioniert, hat Teil 1 dieser Serie dargelegt; Teil 2 hat die Unterschiede zum Application Service Providing betont und bereits die Frage aufgeworfen, was einen guten Anbieter auszeichnet. Neben einem vernünftigen Service Level Agreement gibt es nämlich noch weitere wichtige Punkte zu beachten, vor allem was Backups betrifft. Entscheidend ist nicht zuletzt die Frage, wie die Anbieterfirma etwaige Schäden absichert. Vergewissern Sie sich, ob sie genug Mittel oder wenigstens eine Haftpflichtversicherung hat (lassen Sie sich gegebenenfalls die Police zeigen).
Zudem sollten Sie vorfühlen, ob der Partner flexibel genug ist, um auf allfällige Veränderungen eingehen zu können. Hinterfragen Sie auch, ob er überhaupt halten kann, was er verspricht. Interessenskonflikte entstehen schneller, als der Wirtschaft gut tut. Bedient der SaaS-Anbieter Ihren schärfsten Konkurrenten, ist er vielleicht von ihm abhängig oder gar dessen Tochterfirma? Werfen Sie also zur Sicherheit einen Blick auf die Kundenliste und sehen Sie sich die Eigentümerstruktur an.
Partner sind Vertrauenssache
Besonders wichtig: der Datenschutz. Lassen Sie sich garantieren, dass Ihre Informationen sauber von denen anderer Klienten getrennt und vor unberechtigten Einblicken und Zugriffen geschützt sind. Das muss schriftlich garantiert sein.
Fragen Sie auch, wo die Daten tatsächlich gelagert werden, und seien Sie bitte misstrauisch, wenn das im nichteuropäischen Ausland geschieht. Denn dort hat man meist ein anderes Verständnis von Datenschutz als in Deutschland. Besonders kritisch sind die USA. Wie das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz in Schleswig-Holstein im Gespräch gegenüber dem MittelstandsWiki mitteilte, könnte z.B. die Heimatschutzbehörde Homeland Security zu Spionagezwecken auf Industriedaten zugreifen. In einem solchen Fall helfen keine noch so ehrlich gemeinten Versicherungen des Anbieters.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Generell erscheint es ratsam, einen deutschen Anbieter zu wählen. Er spricht Ihre Sprache und kann besser und schneller auf Ihre Bedürfnisse eingehen. Außerdem bewegen Sie sich damit meist automatisch im deutschen Rechtsraum. Das ist allein deshalb wichtig, weil ohne Hilfe von spezialisierten – und entsprechend teuren – Kanzleien kaum jemand ein unvertrautes Paragrafengeflecht durchblickt.
Legen Sie für die Übergabe gleich noch eine Kooperationspflicht und eine Vertraulichkeitsregelung fest. Klären Sie ebenso, welche Daten bei Projektstart übergeben und welche zurückgegeben werden müssen. Am besten erarbeiten Sie dazu im eigenen Haus einen Kriterienkatalog. Fragen Sie sich dabei, welche Qualitätsmerkmale entscheidend sind und welche Risiken Sie bereit sind einzugehen.
Im Zuge der Recherchen wurde das MittelstandsWiki auf einen Anbieter aufmerksam, der für eine Kapazitätserweiterung bei Online-Backups einen neuen Vertrag verlangt. Der alte konnte jedoch nicht gleichzeitig gekündigt werden und lief daher unberührt weiter. Achten Sie also auch auf solche Finessen!
Regeln Sie nicht zuletzt auch die Bedingungen für einen geordneten Rückzug. Denn vor einer Insolvenz sind auch grundsolide SaaS-Anbieter nicht gefeit. Vielleicht möchten Sie in ein paar Jahren auch den Anbieter wechseln, z.B. weil sich Ihre Bedürfnisse geändert haben.
Legen Sie also vorher fest, was dann mit Ihren Daten passiert. Sorgen Sie dafür, dass bei einem Wechsel ein anderer Anbieter ohne Unterbrechung den Service weiter betreiben kann und dass keine Sicherheitslücken entstehen. Und klären Sie, wann Sie unter welchen Bedingungen vom Vertrag zurücktreten können.
Mit klaren Kosten rechnen
Abrechnungstechnisch darf man sich das System wie bei der Telekommunikation vorstellen: Ein fünfminütiges Telefonat von Wiesbaden nach München kostet soundso viel Cent, dazu kommt eine Grundgebühr. Wie bei den Telefongebühren gibt es aber auch bei SaaS Flatrates, Pauschaltarife und eine Reihe weiterer Lizenzmodelle, die heterogener nicht sein können. Denn in die Endkosten fließen meist nicht nur Lizenzgebühr und Nutzerzahl. Auch andere Parameter wie Verfügbarkeitsanforderungen spielen eine wichtige Rolle.
Teil 1 erläutert das Grundprinzip und überlegt, welche Datenleitung ausreicht. Teil 2 wirft einen Blick zurück auf ASP und prüft ab, was SaaS nun besser kann. Teil 3 widmet sich den Vertragsbedingungen und sagt, was Sie von einem guten Anbieter erwarten dürfen.
Da jeder Anbieter anders kalkuliert, sollten Sie in jedem Fall ein scharfes Auge darauf haben, wofür genau Sie bezahlen und wie sich die variablen und fixen Kosten verteilen. Achten Sie darauf, dass der nötige Finanzaufwand transparent dargestellt ist und Sie die Kalkulation nachvollziehen können. Klären Sie auch, was geschehen soll, wenn eine Nachfolgerversion der Software auf den Markt kommt oder wenn Sie eine flexible Anpassung brauchen.
Es ist natürlich ein Unterschied, ob ein Unternehmen auf seine Software 24 Stunden lang an 365 Tagen zugreifen möchte, oder ob die Mitarbeiter auf das Office-Paket nur von Montag bis Freitag zwischen 8 und 20 Uhr zugreifen. Dann kann auch der Anbieter ganz anders kalkulieren und die Kapazitäten im Rechenzentrum sonntagnachts z.B. anderweitig vergeben. (Weil es trotzdem passieren kann, dass die Mitarbeiter auch zu unkonventionellen Zeiten an die Rechner müssen, sollten Sie auch die Bedingungen für solche Szenarien klären.) Grundsätzlich gilt die Faustregel: Je individueller Programme und Service sind, desto teurer wird es.
Fazit: Software, die Früchte trägt
Ein vertrauenswürdiger SaaS-Partner wird alle diese Punkte in der Regel bereits von sich aus ansprechen und im Gespräch mit Ihnen klären. Die passgenaue Abrechnung ist schließlich sein Geschäftsmodell, auch dann wenn Sie schon morgen erweitern wollen. Denn in der flexiblen Skalierbarkeit liegt der Kernvorteil für Unternehmen. Mit SaaS sparen sie nicht nur Server-Hardware, sondern verhindern vor allem, dass die Firma auf Lizenzkosten sitzen bleibt. Anders gesagt: Das Programm, das Sie brauchen, können Sie sich damit weit eher leisten.
