Gerade genügend ist sehr gut
Von Sabine Philipp
Software ist in vielen Unternehmen mittlerweile zu einem maßgeblichen Produktionsfaktor geworden. Das schafft zugleich Abhängigkeiten und bindet Kapital. IT-Berater Axel Oppermann geht davon aus, dass die Ausgaben für Softwareprodukte je nach Branche und Mitarbeiteranzahl zwischen 20 und 42 % des gesamten IT-Budgets ausmachen. Umso erstaunlicher ist, dass viele Unternehmen das Thema stiefmütterlich behandeln; dabei gehen sie unnötige Risiken ein und akzeptieren oft überflüssige Kosten. Das beginnt bereits bei der Lizenzierung der Produkte.
Vom Falschen zu viel
Als Beispiel nennt Oppermann die Lizenzierung rund um den Microsoft Exchange Server. „Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass sie neben der Serverlizenz zusätzliche Client Access Licences (CALs) für ihre Mitarbeiter benötigen“, warnt der studierte Wirtschaftswissenschaftler. Hier gibt es unterschiedliche Modelle, vom All-inclusive-Paket, das unbegrenzt viele Nutzer zulässt, bis hin zur Lizenz pro Nutzer bzw. pro Gerät. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern können zudem eine Volumenlizenzierung abschließen, bei der sie je nach Bedarf entsprechende Lizenzen nachkaufen können.
Der Analyst hat jedoch die Erfahrung gemacht, dass sich diese bequeme Lösung unter Umständen als zu teuer erweisen kann: „Häufig verlieren Unternehmen den Überblick und erwerben zu viele Lizenzen bzw. Lizenzen, die nicht die Rechte enthalten, die für ihren Betrieb optimal wären.“ So gibt es beim Exchange Server große Unterschiede zwischen den Standard- und den Enterprise-CAL-Bedingungen. „Bei einer Volumenlizenzierung wird die Software zwar nicht gekauft, sondern nur ein zeitlich eingeschränktes Nutzungsrecht erworben. Dennoch fallen einige Jahre lang unnötige Kosten an“, sagt Oppermann.
Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.
Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de
In Mietmodellen über die Cloud sieht der Fachmann aber auch nicht das Allheilmittel für jedes Unternehmen. „Ob Cloud Computing eine Option ist, hängt von verschiedenen Parametern ab; etwa davon, ob die Lösungen die Prozesse der Unternehmen abbilden können und ob Mietmodelle in die Unternehmenskultur passen.“ Schließlich sehen viele Unternehmen die Wolke sehr kritisch – und das nicht erst seit Edward Snowden und den PRISM-Enthüllungen.
Sichten, Sortieren und neu verhandeln
Hinzu kommt das Beschaffungsverhalten: „Häufig agieren die Abteilungen selbstständig, ein zentraler Einkauf findet nicht statt“, konstatiert Oppermann. Er rät er zu einer zentralen Stelle, die den Überblick behält. Für die Leitung empfiehlt sich eine kompetente Person, die im Unternehmen auch etwas zu sagen hat. Diese Zentrale erfasst dann alle Lizenzen nebst Laufzeiten, Kündigungsfristen und den damit verbundenen Rechten.
Welche Rechte eine Lizenz umfasst, ist in vielen Fällen dem Unternehmen gar nicht genau bekannt, wie der IT-Fachmann schon öfter erleben musste. So werde in der Praxis z.B. häufig übersehen, dass Enterprise-CAL-User von Microsoft Exchange die Suchmaschine Discovery nutzen dürfen. Außerdem sollte das Unternehmen regelmäßig kontrollieren, welche Programme tatsächlich benötiget werden, insbesondere dann, wenn bei einer Volumenlizenz Neuverhandlungen anstehen. In diesem Fall empfiehlt der Consultant, etwa sechs bis neun Monate vorher eine Umfrage zu starten. So lange dauern Erfassung und Auswertung in mittleren Unternehmen erfahrungsgemäß.
Grundsätzlich rät Oppermann zu einem Konzept mit festen Prozessen, zu dem auch die Überwachung der Nutzungsbedingungen gehört – die können sich nämlich ändern. Im besten Fall steht zuoberst eine überlegte Softwarestrategie, die regelmäßig daraufhin überprüft wird, ob die Lieferanten diesen Weg mitgehen.
Fazit: Eine Softwarestrategie rentiert sich
Denn die Interessen beider Parteien müssen sich nicht zwangsläufig decken. Es kommt oft genug vor, dass Hersteller die Weiterentwicklung von Programmen einstellen, wenn diese nicht mehr lukrativ genug sind oder schlicht nicht mehr in die Strategie des Herstellers passen. Darauf, dass das Software-Unternehmen rechtzeitig vorwarnt, würde Oppermann nicht vertrauen. Er setzt eher darauf, Strategie und Verhalten der Hersteller sorgfältig zu beobachten. Dass Updates und Patches seltener kommen, ist z.B. oft ein Hinweis darauf, dass die Software demnächst ausläuft.
Oppermann betont, dass solche Überlegungen unbedingt mit in die Lizenzstrategie aufgenommen werden müssen. Das regelmäßige Softwaremonitoring verursache zwar einen gewissen Aufwand und koste Arbeitsstunden. Diese Kosten spielen sich aber allein schon durch die Vermeidung von Fehl- und Mehrfachlizenzierungen schnell wieder ein.
