Online direkt ans Finanzamt
Von Sabine Philipp
Ein Schelm, wer bei „Elster“ an den diebischen Vogel denkt. Elster ist das offizielle Programm der Finanzverwaltung von Bund und Ländern zur ELektronischen STeuerERklärung, mit dem Steuerpflichtige die Formulare ausfüllen und elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Es ist Bestandteil aller Steuer- und Buchhaltungsprogramme, die eine solche Funktion anbieten und steht als kostenloser Download auf www.elsterformular.de.
Elster kann u.a. die Umsatzsteuererklärung, die Gewerbesteuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Lohnsteueranmeldung sowie die Lohnsteuerbescheinigung abgeben, wobei für die beiden letzteren Optionen eine Registrierung beim ElsterOnline-Portal nötig ist.
Elster prüft auf Echtheit
Die Registrierung lohnt sich für Firmen in Bayern, Berlin, Brandenburg, Hessen, Sachsen und Sachsen-Anhalt gleich doppelt. Denn sie können nach einer Anmeldung zusätzlich den Stand von Steuerkonten abfragen – sofern sie eine Signaturkarte besitzen. Für Firmen in allen Bundesländern dürfte aber wichtiger sein, dass sie sich dort authentifizieren und ein elektronisches Zertifikat beantragen können.
Andreas Husemann ist Geschäftsführer der AIH Service GmbH, Spezialist für kaufmännische Software sowie geprüfter und verbandsanerkannter EDV-Sachverständiger. Revision ist sein Tagesgeschäft: Als versierter Gutachter weiß er aus praktischer Erfahrung, dass elektronische Signaturen jeden Tag wichtiger werden.
„Ab dem Kalenderjahr 2009 ist ein solches Zertifikat für alle Unternehmen, die Lohnsteuerbescheinigungen von Arbeitslöhnen übermitteln, gesetzlich vorgeschrieben“, erklärt Fachmann Andreas Husemann. „Für die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung gibt es im Augenblick zwar noch keine solche Vorgabe, aber es ist nur eine Frage der Zeit, bis das Finanzamt eine Authentifizierung oder ein Zertifikat dafür vorschreibt“, erklärt der Dozent für Steuersoftware. Experten vermuten, dass es 2010 so weit sein wird. Nicht nur aus diesem Grund kann es von Vorteil sein, sich schon jetzt mit den Zertifikaten zu beschäftigten.
Denn auch wer keine Lohnsteuerbescheinigungen anmelden muss, kann von einem elektronischen Zertifikat profitieren. Schließlich kann nur die Umsatzsteuervoranmeldung komplett ohne Authentifizierung übermittelt werden. Bei der Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung müssen Unternehmer nach dem Versand der Daten noch einen Ausdruck ans Finanzamt schicken. Juristisch gesehen sind die online eingereichten Daten nämlich nicht relevant, weil der Steuerpflichtige noch rechtsverbindlich unterschreiben muss. Das geht elektronisch nur mit einer Signatureinheit wie der Signaturkarte und einem Kartenlesegerät oder einem elektronischen Zertifikat von ElsterOnline.
Schwarz auf Weiß
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Basis zum Nachladen
„Grundsätzlich gibt es bei drei Elster-Arten drei verschiedene Registrierungsarten“, erklärt Fachmann Carsten Sommer, Betreiber des Elster-Online-Shops. „Diese unterscheiden sich sehr in Leistungsumfang und Sicherheitsstandards. Für Geschäftskunden sind vor allem die Optionen Elster-Spezial und Elster-Plus interessant, da sie eine besonders sichere Übermittlung der Daten für wenig Geld garantieren.“
Carsten Sommer ist Mitbegründer und geschäftsführender Gesellschafter der Reiner SCT Kartengeräte GmbH & Co. KG. Er verantwortet seit 1997 die operative und strategische Entwicklung des Furtwangener Unternehmens, das sich auf Smartcard-Anwendungen spezialisiert hat. Von daher ist der studierte Wirtschaftsinformatiker mit allen Fragen rund um digitale Signaturen, Zugangssicherheit und Zeitverfassung bestens vertraut.
Prinzipiell sind alle Angebote von ElsterOnline kostenfrei. Wer jedoch die Registrierungsarten Elster-Spezial oder Elster-Plus wählt, benötigt zusätzliche Hardware, die zwischen 40 und 150 Euro kosten kann. Die für Elster-Plus angeschaffte Hardware ist universeller und hätte auch für das zunächst geplante, mittlerweile wieder gestoppte ELENA-Verfahren für den elektronischen Einkommensnachweis getaugt.
Da man für Elster-Basis keine Hardware benötigt, entstehen mit dieser Variante auch keinerlei Kosten. Das Softwarezertifikat erhält man in Form einer Datei zugesandt, die auf dem PC oder einem anderen Datenträger beliebig oft gespeichert werden kann; die Datei enthält kryptografische Schlüssel und Zertifikate.
Die Zielgruppe von Elster-Basis sind jedoch hauptsächlich nichtselbstständige Bürger, die einmal pro Jahr ihre Einkommensteuererklärung abgeben. Zu Recht. Denn auch wenn der Sicherheitslevel relativ hoch ist, lauern hier dennoch einige Gefahren, die kein Unternehmer eingehen sollte. Nicht nur der Besitzer des Zertifikats kann es nämlich beliebig oft abspeichern. Auch Schadprogramme können die Daten herunterladen. Da alle Kopien gleichwertig sind, stehen einem Missbrauch dann Tür und Tor offen. Viel mehr Sicherheit bringt die nächste Stufe: Elster-Spezial.
Spezial mit Sicherheitsstick
„Um Elster-Spezial in Anspruch zu nehmen, müssen Sie für etwa 41 Euro einen Sicherheitsstick erwerben, der das elektronische Zertifikat enthält. Er sieht aus wie ein Memory Stick und wird auch über den USB-Anschluss am Rechner angebracht“, erklärt Carsten Sommer. Da die sicherheitsrelevanten Daten nur dem Prozessor zur Verfügung stehen, lassen sie sich nicht direkt auslesen. Der Stick eröffnet auch kein neues Laufwerk auf dem Rechner. Die Schlüsselgenerierung ausschließlich auf dem Sicherheitsstick geschieht, können also auch keine Viren, Würmer und andere Computerschädlinge den Code ausspähen. (Um den Stick zum Laufen zu bringen, benötigt man zusätzlich einen Treiber, der unter www.sicherheitsstick.de zum kostenlosen Download parat steht.)
Aber Achtung: Nach drei falschen PIN-Eingaben wird der Sicherheitsstick gesperrt. Dann kann er auch mit den bisher verwendeten Schlüsseln nicht weiter benutzt werden. Ebenso wenig kann man dann das bei der Registrierung des Sicherheitssticks in ElsterOnline angelegte Konto weiter verwenden. Die Experten von Elster empfehlen, es in diesem Fall aus Sicherheitsgründen zu löschen.
Bei Elster-Plus fallen etwa 50 bis 150 Euro Kosten für die Signaturkarte und ein Kartenlesegerät an. Neben dem Anschaffungspreis entstehen meist auch laufende Kosten, die je nach Anbieter variieren. Dafür erfüllt diese Variante die höchsten Sicherheitsstandards. Ein weiterer Vorteil: Sie können das Zertifikat auch für andere Vorgänge verwenden, wie z.B. den kommenden elektronischen Einkommensnachweis (ELENA) oder die Online-Abwicklung von Verfahrensanträgen wie Online-Mahnverfahren. Diese benötigen dann nurmehr drei bis fünf Werktage, wohingegen die Bearbeitung von Mahnbescheiden in Papierform üblicherweise etwa zwei bis sechs Wochen in Anspruch nimmt – das teilt die Sparkassen-Finanzgruppe mit, die das S-Trust-Zertifikat herausgibt.
Plus mit Signaturkarte
Das Finanzamt akzeptiert für Elster-Plus nämlich nur die Karten bestimmter Trustcenter. Genannt sind auf www.elsteronline.de auch die Zertifikate von D-Trust, einer Tochter der Bundesdruckerei. IHK-Mitglieder bekommen solche Karten über ihre Kammer. Wer kein IHK-Mitglied ist, kann die Karte am einfachsten über die Sparkasse erwerben (S-Trust); dazu einfach das Formular ausfüllen und mit dem Personalausweis in die Sparkassenfiliale gehen.
Teil 1 sagt, welche Signaturform steuersicher ist, Teil 2 erklärt, wie Empfänger von E-Rechnungen die Signaturen prüfen, und Teil 3 gibt schließlich Tipps für die Abwicklung in der Praxis. Darüber hinaus berichten zwei separate Hintergrundartikel darüber, wie die technische Seite der elektronischen Signatur aussieht, und nennen erprobte Anwendungsbeispiele für die E-Signatur in der Praxis.
„Alle drei Zertifikate sind zwei bis drei Jahre gültig. Bedenken Sie bitte, dass Sie das Zertifikat für die Optionen Elster-Basis bzw. Elster-Spezial rechtzeitig vor dem Ablaufzeitpunkt verlängern müssen“, gibt Sommer zu bedenken. „Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie sich nicht mehr im ElsterOnline-Portal einloggen können. Sie müssten dann einen neuen Zugang beantragen.“ Zertifikate, die auf einer Signaturkarte gespeichert wurden, können nicht verlängert werden. Nach dem Ablauf muss der Anwender ein neues Zertifikat erwerben.
Fazit: Elektronisch ist Pflicht
Bei der Lohnsteueranmeldung und der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Unternehmer die Daten elektronisch übermitteln. Das besagen § 18 Umsatzsteuergesetz (UStG) bzw. § 41a Einkommenssteuergesetz (EStG). Ausnahmen gelten nur, wenn dem Unternehmer die elektronische Übermittlung nicht zugemutet werden kann. Das könnte der Fall sein, wenn der Firmeneigner keinen Computer oder keinen Internet-Anschluss besitzt. Dann ist ein Antrag beim zuständigen Finanzamt zur Vermeidung von unbilliger Härte angebracht.
- Wie Unternehmer die Abläufe am besten über die Bühne bringen und was clevere Steuersoftware dazu tun kann, legt Teil 2 dieser Serie dar.
