Unterwegs explodieren die Reisekosten
Von Max Schulze, techconsult
Reisekosten stellen in vielen Unternehmen den zweitgrößten variablen Kostenfaktor dar. Daher sind Firmen gut beraten, ihre Prozesse in Bezug auf Geschäftsreisen zu überprüfen und zu optimieren, um Einsparmöglichkeiten bei den Prozess- und Reisekosten auch zu nutzen.
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland 2014 offenbart aus Sicht des Controllings im Branchenvergleich, dass Industrie und Handel am häufigsten Überschreitungen des geplanten Reisekostenbudgets zu verzeichnen haben. Am seltensten überschreiten Energie- und Wasserversorger ihr Budget. Gleichzeitig fallen hier jedoch die höchsten Überschreitungen der geplanten Kosten auf. Auch der Handel verzeichnet relativ hohe Zusatzkosten, die hinsichtlich ihrer Häufigkeit als sehr bedenklich zu werten sind. Die geringsten Überschreitungen verzeichnen dagegen die Unternehmen der Dienstleistungsbranche sowie Banken und Versicherungen.
Handel und Industrie reisen zu teuer
Die Detailanalysen der Kostenüberschreitung bei Flug-, Bahn- und Pkw-Reisen sowie bei Übernachtungen zeigen hierbei auch die Felder auf, in denen eine sinnvolle Unterstützung durch integrierte Lösungen für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung Optimierungsmöglichkeiten bieten könnte. Einerseits ist die Ermittlung von Überschreitungen der kalkulierten Kosten für das Controlling und die Planung zukünftiger Budgets unabdingbar, andererseits relativieren diese Kenngrößen auch die Einschätzung der Performance des gesamten Reisemanagements. Des Weiteren sind Überschreitungen kalkulierter Kosten auch in die Planung zukünftiger Reisebudgets einzubeziehen und durch geeignete Gegenmaßnahmen zu begrenzen.
Die Benchmark bestätigt ein altes Vorurteil: Kein Mensch hält sein vorgegebenes Reisekostenbudget ein. In der Industrie trifft das auf jedes zweite Unternehmen zu. Insgesamt ist die Plankostentreue erschreckend gering. (Bild: techconsult)
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen genauen Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dazu wurden in einer Breitenuntersuchung über 250 Unternehmen, die Reisemanagement Tools nutzen bzw. zukünftig einsetzen möchten, dazu befragt, wie sie ihre Reiseperformance einschätzen, von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung sowie Beratung. Ansprechpartner waren über 268 Business- und IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter.
Auf Basis der Selbsteinschätzungen der Teilnehmer wurden drei Indizes gebildet:
- der Geschäftsreise Benchmark Index, der die Gesamtperformance des Reisemanagements hinsichtlich der Relevanz und Umsetzung widerspiegelt,
- der Indexwert für die Software-Unterstützung im Reisemanagement und
- der Indexwert für die Messung des Reisekostenmanagementerfolges.
Die Ergebnisse der Erhebung aus Sicht des Controllings stehen zum Download auf dem Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
Fazit: Kosten und Prozesse vergleichen
Weitere Studienergebnisse zur Reiseperformance und zu den einzelnen Reisemanagementprozessen aus Sicht des Controllings sind im Bericht zu finden, der ab sofort auf dem GBD-Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zum Download zur Verfügung steht. Die Ergebnisse der Studie werden aus verschiedensten Blickwickeln der verantwortlichen Akteure veröffentlicht und auf dem GBD-Portal zur Verfügung gestellt.
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereitsteht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen. Der Self-Check erfasst analog zur Studie verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Einschätzung mit einer Gegenüberstellung der Studienergebnisse.
- In Teil 2 dieser Serie geht es darum, welcher Aufwand für administrative Tätigkeiten rund um die Reise gerechtfertigt ist.
Teil 1 stellt die techconsult-Studie vor und sagt, warum ein sauberes Reisekostenmanagement überfällig ist: Das Budget wird regelmäßig überschritten. Teil 2 nimmt das Reiseprozessmanagement genauer in den Blick: Über die gesamten Abläufe hinweg sind deutliche Einsparmöglichkeiten drin. Teil 3 macht eine Hauptursache für die Effizienzdefizite in der Reisekostenabrechnung aus: die gute alte Handarbeit mit all ihren Schwächen und Fehlern. Teil 4 sieht nach, wo sich die ärgsten Kostentreiber verstecken: bei Flügen und Übernachtungen.
Nützliche Links
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Check-Systems zu überprüfen. Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur Technologies als Sponsor unterstützt; sie stehen kostenfrei zur unverbindlichen Nutzung auf www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
