Sparsamer reisen verursacht Verwaltungskosten
Von Max Schulze, techconsult
Die erste branchenübergreifende Erhebung zur Geschäftsreise-Benchmark Deutschland ergab für das Controlling einen mittleren GBD-Performance-Wert in Höhe von 67 der maximal erreichbaren 100 Punkte. Um den Erfolg der Projekte zu analysieren, wurden verschiedene Messgrößen für die Zufriedenheit mit dem Reisemanagement abgefragt, die die Grundlage des Indexwertes bilden. Im Fokus standen dabei die Relevanz und die Umsetzung der verschiedenen Prozesse des Reisemanagements sowie Detailaspekte dieser Aufgaben und Teilbereiche. Das Ergebnis zeigt deutlich, dass Raum für Verbesserung besteht.
Potenzial bei Controlling und Management
Geschäftsreisen sind immer wieder Ausgangspunkt von Diskussionen um deren Notwendigkeit und Nutzen. Erkennbar ist jedoch, dass moderne Kommunikationstechnologien letztlich nie den persönlichen Vor-Ort-Kontakt zu Kunden und Partnern ersetzen können und dass die darauf aufbauenden Geschäfte sich erfolgreicher gestalten.
Deutlich Luft nach oben: Bei 67 von 100 möglichen Punkten ist das Reiseprozessmanagement durchaus verbesserungsbedürftig. (Bild: techconsult)
Dies bedeutet aber auch, dass weiterhin ein hoher Zeitaufwand seitens der Reisenden einzuplanen ist, der möglichst wenig durch zusätzliche administrative Tätigkeiten wie Reiseplanung, Hotelbuchung, Reisekostenabrechnung und weitere Prozesse erhöht werden sollte. So wird ein Teil dieser Tätigkeiten in andere administrative, oft dem Finance-Bereich zugeordnete, Abteilungen verlagert, die jedoch den Reisenden nicht komplett entlasten können. Zum Teil erschweren sie sogar dessen Reiseprozess, so z.B. in der Abstimmung grundsätzlicher Compliance-Regeln, d.h. unter anderem auch bei Vorgabepreisen für Hotels und zu nutzenden Verkehrsmitteln.
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen genauen Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dazu wurden in einer Breitenuntersuchung über 250 Unternehmen, die Reisemanagement Tools nutzen bzw. zukünftig einsetzen möchten, dazu befragt, wie sie ihre Reiseperformance einschätzen, von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung sowie Beratung. Ansprechpartner waren über 268 Business- und IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter.
Auf Basis der Selbsteinschätzungen der Teilnehmer wurden drei Indizes gebildet:
- der Geschäftsreise Benchmark Index, der die Gesamtperformance des Reisemanagements hinsichtlich der Relevanz und Umsetzung widerspiegelt,
- der Indexwert für die Software-Unterstützung im Reisemanagement und
- der Indexwert für die Messung des Reisekostenmanagementerfolges.
Die Ergebnisse der Erhebung aus Sicht des Controllings stehen zum Download auf dem Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
Fazit: Prozesse im Durchlauf überprüfen
Die administrativen Tätigkeiten selbst bergen in sich bereits einen hohen Aufwand für die bearbeitenden Abteilungen, der sich nicht zuletzt in Schnittstellenproblemen und Medienbrüchen oder einer mangelhaften finalen Analyse manifestiert. Unternehmen sind somit gut beraten, ihre Geschäftsreiseprozesse zu überprüfen und zu optimieren, um Einsparmöglichkeiten zu realisieren und zusätzlich die Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeiter zu erhöhen.
- Wie unterschiedlich das Controlling und die Reisenden selbst die Effizienz der Abläufe beurteilen, schildert Teil 3 dieser Serie.
Teil 1 stellt die techconsult-Studie vor und sagt, warum ein sauberes Reisekostenmanagement überfällig ist: Das Budget wird regelmäßig überschritten. Teil 2 nimmt das Reiseprozessmanagement genauer in den Blick: Über die gesamten Abläufe hinweg sind deutliche Einsparmöglichkeiten drin. Teil 3 macht eine Hauptursache für die Effizienzdefizite in der Reisekostenabrechnung aus: die gute alte Handarbeit mit all ihren Schwächen und Fehlern. Teil 4 sieht nach, wo sich die ärgsten Kostentreiber verstecken: bei Flügen und Übernachtungen.
Nützliche Links
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Check-Systems zu überprüfen. Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur Technologies als Sponsor unterstützt; sie stehen kostenfrei zur unverbindlichen Nutzung auf www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
