Finger weg von der manuellen Reisekostenabrechnung!
Von Max Schulze, techconsult
Die Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 zeigt ein sehr bezeichnendes Bild: Das Controlling sieht bei der Reisekostenabrechnung viel häufiger Softwarelösungen im Einsatz als Geschäftsreisende es tun. „Vollautomatisiert“ aus Controlling-Sicht heißt offensichtlich nicht, dass der Geschäftsreisende in diesen Prozess bereits mit eingebunden ist. Auch der hohe Anteil von mehr als einem Drittel der Reisenden, die ihre Reisekostenabrechnung immer auf Papier machen müssen, spricht für Automatisierungsbrüche im Geschäftsreisemanagement und damit für ein erhebliches Effizienzsteigerungspotenzial.
Immerhin 36 % der Geschäftsreisenden müssen mit dem ewigen Allrounder Excel in die Reisekostenabrechnung starten. Damit ist der Prozess zwar softwaregestützt, die Dateneingabe erfolgt aber ebenfalls manuell. Auch stellt sich die Frage, inwieweit eine automatisierte Übernahme der Daten aus den Excel-Listen erfolgt. Ein Medienbruch liegt also auch hier vor.
Auf Papier wird kaum noch abgerechnet – sagt das Controlling, das auch weit öfter die Reisekostenverwaltung für automatisiert hält. Die Betriebswirklichkeit sieht wohl anders aus, wie ein Blick auf die entsprechenden Antworten der Reisenden selbst zeigt. (Bild: techconsult)
Spitzenkräfte sortieren Taxiquittungen
Alle Abrechnungen mit Handarbeit verbindet, dass sie für den Geschäftsreisenden aufwendig und vor allem zeitintensiv sind. Außerdem sind sie fehleranfällig: Dadurch, dass die Erfassung der Daten durch den Reisenden in der Regel erst nach der Reise erfolgt, können Kostenposten vergessen werden oder Quittungen verloren gehen. Der Reisende muss dann einen erheblichen Aufwand betreiben, um die ihm entstanden Kosten erstattet zu bekommen. Belege erneut anzufordern oder gar Eigenbelege zu schreiben gehört so zur regelmäßigen Aufgabe von Geschäftsreisenden, die doch eigentlich den Vertrieb oder ihr Projekt im Fokus haben sollten. Unterm Strich müssen die Mitarbeiter nicht nur persönlich lange Wartezeiten für die Erstattung der Reisekosten einkalkulieren, sondern auch das Unternehmen verliert wertvolle Arbeitszeit von qualifizierten Kräften.
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen genauen Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dazu wurden in einer Breitenuntersuchung über 250 Unternehmen, die Reisemanagement Tools nutzen bzw. zukünftig einsetzen möchten, dazu befragt, wie sie ihre Reiseperformance einschätzen, von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung sowie Beratung. Ansprechpartner waren über 268 Business- und IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter.
Auf Basis der Selbsteinschätzungen der Teilnehmer wurden drei Indizes gebildet:
- der Geschäftsreise Benchmark Index, der die Gesamtperformance des Reisemanagements hinsichtlich der Relevanz und Umsetzung widerspiegelt,
- der Indexwert für die Software-Unterstützung im Reisemanagement und
- der Indexwert für die Messung des Reisekostenmanagementerfolges.
Die Ergebnisse der Erhebung aus Sicht des Controllings stehen zum Download auf dem Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
Hinzu kommt, dass Medienbrüche auch für die Administration einen deutlichen Mehraufwand bedeuten: Unterlagen und Dokumente müssen nachträglich digitalisiert und aufwendig erfasst werden. Fehlerquellen, wie z.B. Übertragungsfehler der Reise- und Kostendaten, sind oft genug vorprogrammiert.
Fazit: Reisemanagement im Aufwind
Eine ganzheitliche softwareseitige Unterstützung der einzelnen Prozesse des Geschäftsreisemanagements könnte diesem Problemkomplex abhelfen und Kosten bereits im Moment ihrer Entstehung erfassen. Bisher können aber nur weniger als 60 % der Geschäftsreisenden sowie des Controllings auf Reisemanagement-Lösungen zurückgreifen. Es ist von daher zu erwarten, dass der Einsatz in den nächsten zwei Jahren stetig ansteigen wird. Abgesehen von der transparenteren, effizienteren und damit auch einfacheren Erfassung der Reisetätigkeiten ergeben sich mit Reisemanagement-Lösungen ganz neue Möglichkeiten. Mit speziellen Analysetools, die auf die Datensätze einer Reisemanagement-Lösung zugreifen, können Unternehmen z.B. ihre Reisemanagementprozesse detailliert abbilden, Kostentreiber zielgenau identifizieren und zeitnah Gegenmaßnahmen zur Kostenreduktion einleiten. Die Einhaltung umfänglicher Compliance-Richtlinien, die sowohl der Gesetzgeber als auch das eigene Unternehmen ausgibt, stellen zudem weitere monetäre Faktoren dar, die im Reisemanagement zunehmend an Bedeutung gewinnen und einer softwaregestützten Lösung bedürfen.
- Warum Controlling und Reisende auch das Maß der Budgetüberschreitungen sehr unterschiedlich einschätzen, erklärt Teil 4 dieser Serie.
Teil 1 stellt die techconsult-Studie vor und sagt, warum ein sauberes Reisekostenmanagement überfällig ist: Das Budget wird regelmäßig überschritten. Teil 2 nimmt das Reiseprozessmanagement genauer in den Blick: Über die gesamten Abläufe hinweg sind deutliche Einsparmöglichkeiten drin. Teil 3 macht eine Hauptursache für die Effizienzdefizite in der Reisekostenabrechnung aus: die gute alte Handarbeit mit all ihren Schwächen und Fehlern. Teil 4 sieht nach, wo sich die ärgsten Kostentreiber verstecken: bei Flügen und Übernachtungen.
Nützliche Links
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Check-Systems zu überprüfen. Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur Technologies als Sponsor unterstützt; sie stehen kostenfrei zur unverbindlichen Nutzung auf www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
