Transparente Regeln ermöglichen Kostenkontrolle
Von Max Schulze, techconsult
Dass die Wahrnehmungen von Reisenden und Controlling mitunter eklatant voneinander abweichen, hat die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland bereits feststellen können, als es um den Grad der Automatisierung ging: Das Controlling sieht Softwarelösungen im Einsatz, wo die Reisenden selbst ihre Belege von Hand in Excel-Masken tippen oder zu Papierstapeln zusammenfassen. Obendrein herrschen offenbar auch sehr unterschiedliche Ansichten darüber vor, wie weit das Business auf Tour sein Budget überschreitet.
Für die Planung künftiger Reisekostenbudgets ist es notwendig, zu dokumentieren, welche kalkulierten Kosten in welcher Höhe überschritten wurden. Diese Größen relativieren letztlich die wahrgenommene Performance im gesamten Reisemanagement. Es ist klar, dass Kostenabweichungen nach oben auch in die Planung künftiger Budgets einfließen sollten und durch geeignete Gegenmaßnahmen begrenzt werden müssen.
Teil 1 stellt die techconsult-Studie vor und sagt, warum ein sauberes Reisekostenmanagement überfällig ist: Das Budget wird regelmäßig überschritten. Teil 2 nimmt das Reiseprozessmanagement genauer in den Blick: Über die gesamten Abläufe hinweg sind deutliche Einsparmöglichkeiten drin. Teil 3 macht eine Hauptursache für die Effizienzdefizite in der Reisekostenabrechnung aus: die gute alte Handarbeit mit all ihren Schwächen und Fehlern. Teil 4 sieht nach, wo sich die ärgsten Kostentreiber verstecken: bei Flügen und Übernachtungen.
Reisende contra Controlling
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland 2014 zeigt deutlich, dass die Mitarbeiter im Feld den Reisekostenmanagementprozess ganz anders einschätzen als das Controlling. Hier die Hauptergebnisse auf einen Blick:
- Flugtickets: Das Controlling verzeichnet eine Budgetüberschreitung von 37 %, während Geschäftsreisende von nur 10 % ausgehen.
- Bahnkarten: Hier gibt das Controlling eine Überschreitung von 14 % an, während die Geschäftsreisenden nur 7 % angeben.
- Pkw-Fahrten: Die Überschreitung beziffert das Controlling hier mit 16 %, die Geschäftsreisenden sprechen von 10 %.
- Übernachtungskosten: Das Controlling sieht Überziehungen um 16 %, während die Geschäftsreisenden lediglich 12 % erkennen.
- Unternehmensrichtlinien: Die Frage, ob es Unternehmensrichtlinien beim Reiseprozess gebe, bejahen 80 % im Controlling und sogar 88 % der Geschäftsreisenden.
Die Flugkosten sprengen am stärksten das Budget; in diesem Punkt divergiert auch die Einschätzung von Controlling und Reisenden am deutlichsten: um ganze 27 Prozentpunkte. (Bild: techconsult)
Unklare Unternehmensrichtlinien
In einem sind sich beide Befragungsgruppen immerhin einig: Sowohl Controlling als auch Geschäftsreisende selbst sehen deutliche Kostenüberschreitungen, die durch Unternehmensrichtlinien und Compliance-Regelungen eigentlich reduziert oder komplett verhindert werden sollten. Der Grund dafür, dass regelmäßig überzogen wird, liegt möglicherweise darin, dass die Richtlinien schlecht kommuniziert werden oder zu komplex in der Handhabung sind.
Dass die Geschäftsreisenden die Überschreitungen deutlich niedriger beziffern, kann darauf hindeuten, dass diese Gruppe sich der abgefragten Kostenpunkte weniger bewusst ist oder sie für weniger bedeutsam hält. Interessant ist jedoch der Befund, dass über 80 % der befragten Unternehmen generell Richtlinien für Geschäftsreisen eingeführt haben und auch versuchen, sie ihren Mitarbeitern zu vermitteln. Überraschenderweise geben Geschäftsreisende (88 %) sogar öfter als die Controller (80 %) an, dass es spezielle Reiserichtlinien im Unternehmen gibt.
Diese gesteigerte Wahrnehmung dürfte vor allem daher rühren, dass Geschäftsreisende vor Antritt der Reise einen Genehmigungsprozess durchlaufen, den sie als markante Hürde wahrnehmen; für das Controlling ist er offensichtlich weniger bedeutsam.
Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen genauen Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dazu wurden in einer Breitenuntersuchung über 250 Unternehmen, die Reisemanagement Tools nutzen bzw. zukünftig einsetzen möchten, dazu befragt, wie sie ihre Reiseperformance einschätzen, von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung sowie Beratung. Ansprechpartner waren über 268 Business- und IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter.
Auf Basis der Selbsteinschätzungen der Teilnehmer wurden drei Indizes gebildet:
- der Geschäftsreise Benchmark Index, der die Gesamtperformance des Reisemanagements hinsichtlich der Relevanz und Umsetzung widerspiegelt,
- der Indexwert für die Software-Unterstützung im Reisemanagement und
- der Indexwert für die Messung des Reisekostenmanagementerfolges.
Die Ergebnisse der Erhebung aus Sicht des Controllings stehen zum Download auf dem Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
Wirksame Gegenmaßnahmen
Es gilt also, klare Strukturen hinsichtlich der Unternehmensrichtlinien zum Reisemanagement zu schaffen. Denn die Aufstellung von Reisekostenrichtlinien ist die Basis, um langfristig effizient und nachhaltig Reisemanagementprozesse umzusetzen. Am Anfang sollte eine Prozesskostenaufstellung stehen, die genau aufdeckt, welche Reiseprozesse elementare Kosten verursachen. Die Studienergebnisse der Geschäftsreise-Benchmark Deutschland zeigen z.B. ganz deutlich, dass Flug- und Übernachtungskosten bisher nicht effizient genug verwaltet werden.
Die Aufdeckung solcher Kostentreiber ist den meisten Unternehmen jedoch gar nicht bewusst. Darum können sie auch keine zielgerichteten Richtlinien herausgeben und als Folge davon kommt auch die Sensibilität sowohl bei den Geschäftsreisenden als auch im Controlling zu kurz. Liegt jedoch eine detaillierte Identifizierung solcher Einsparungspotenziale vor, können entsprechende Gegenmaßnahmen analysiert, beschlossen und in Form von Richtlinien festgesetzt werden.
In der weiteren Folge müssen die Unternehmen konkrete Maßnahmen umsetzen, z.B. Rahmenverträge mit geeigneten Anbietern. Abschließend sollten die neuen Reiseprozesse mit softwaregestützten Lösungen verankert werden, um das Reisemanagement dauerhaft transparent zu machen und vor allem zentral kontrollierbar zu halten.
Fazit: Zentrales Geschäftsreisemanagement
Laut Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 erwarten 90 % aller Befragten (Geschäftsreisende ebenso wie das Controlling) von der Einführung einer umfassenden softwaregestützten Reisemanagementlösung, dass sie den gesamten Reisemanagementprozess deutlich verbessert. Damit sollen die Unternehmen dem Ziel näherkommen, nicht nur die Geschäftsreisenden, sondern vielmehr alle Prozessbeteiligten bei ihren Kernaufgaben zu unterstützen.
Nützliche Links
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Check-Systems zu überprüfen. Die Geschäftsreise-Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur Technologies als Sponsor unterstützt; sie stehen kostenfrei zur unverbindlichen Nutzung auf www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung.
