Und immer wieder hilft Excel aus
Von Henrik Groß, techconsult
Deutschlands Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die sinkende Wertschöpfung durch die Konzentration auf innovative und kreative Kompetenzen auszugleichen, um nachhaltig wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Dabei werden aber die Ansprüche an Innovationen immer umfangreicher und komplexer, während die Marktphasen immer kürzer werden. Dies führt z.B. dazu, dass einzelne Unternehmen nurmehr selten die komplette Produktentwicklung allein bewältigen können. Oft fehlt auch das nötige Wissen, denn die notwendige Forschung wird zum einen spezieller, zum anderen interdisziplinärer; einzelne Unternehmen können aus Kosten- oder Verfügbarkeitsgründen nicht aus jedem Wissensgebiet Experten unterhalten. Darüber müssen sie das Risiko vermeiden, Geld und Arbeit in Ideen zu investieren, deren Lebenszyklus bereits vor der Markteinführung vorbei ist.
Projektarbeit ist daher ein zentrales Thema, mit dem man sich auseinandersetzen muss, um zunehmende Komplexitäten und marktbedingte Risiken zu mindern – nämlich durch Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg: Es geht um die Konsolidierung von Wissen, um Kompetenz und Infrastruktur bei gleichzeitiger Teilung von Kosten und Risiko. Und dies ist nur eine von mehreren Perspektiven, die aufzeigt, dass Projektarbeit für deutsche Unternehmen, die im globalisierten Wettbewerb bestehen wollen, zunehmend bedeutsamer wird. Die prognostizierende DB-Research-Studie „Deutschland im Jahr 2020“ erwartet, dass die Wertschöpfung durch Projekte bis 2020 auf rund 15 % gestiegen sein wird (von 2 % im Jahr 2007).
Eine Vielzahl von gescheiterten oder nicht planmäßig fertiggestellten Großprojekten (Stuttgart 21, der Flughafen Berlin, die Hamburger Elbphilharmonie) verdeutlichen aber, dass das effiziente Management durchaus Probleme bereitet, sowohl was einzelne (Teil-)Projekte betrifft als die Gesamtheit aller parallel laufenden Projekte eines Unternehmens. Zu diesem Zweck gibt es bereits einen breiten Markt an Projektmanagementsoftware, die Unternehmen bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten unterstützen soll.
Teil 1 betont die wachsende Bedeutung von Projektarbeit für die deutsche Wirtschaft und gibt einen Überblick über die zurzeit eingesetzte Software. Teil 2 erklärt wann und warum Unternehmen zu neuer Projektsoftware greifen und wer an der Entscheidungsfindung maßgeblich beteiligt ist.
Um die Situation des Projektmanagements in mittelständischen Unternehmen zu untersuchen, hat techconsult im Auftrag von Microsoft eine eigene Studie durchgeführt. Dazu wurden 250 Unternehmen mit 20 bis 1999 Mitarbeitern nach der Nutzung, den Anforderungen, der Entscheidungsfindung und den Plänen für 2014 in Bezug auf Projektmanagementlösungen befragt.
Projektmanagementsoftware im Mittelstand
Einsatz- und Bekanntheitsgrad
Derzeit setzen deutsche Mittelständler vor allem auf zwei Anbieter: Microsoft und SAP. Microsoft ist dabei gleich mit zwei Produkten vertreten, die zugleich die höchsten Einsatzgrade verzeichnen. Am meisten verwendet wird Microsoft Excel (53 %), das damit das mit Abstand am meisten genutzte Tool ist. Dahinter folgen Microsoft Project mit einem Einsatzgrad von 38 % und SAP Business One Project mit 30 %. Weitere Lösungen folgen mit deutlichem Abstand, sie erreichen maximal Einsatzgrade von 5,4 %, viele sogar nur weniger als 1 % (darunter auch die Eigenentwicklungen).
Einsatz- und Bekanntheitsgrade von Projektmanagementsoftware (Bild: techconsult)
Viele der kleinen und mittelständischen Unternehmen setzen sich aus Zeitgründen oder mangelnder Kompetenz offensichtlich nicht mit verschiedenen Lösungen auseinander und wählen eher eine gängige Alternative. Außerdem ist der unterschiedliche Funktionsumfang als Faktor anzuführen: Während Microsoft Project und SAP Business One eine breite branchenneutrale Palette an Funktionen bieten, die sich nahezu für jedes Projekt eignen, sind viele der anderen Lösungen auf spezielle Einsatzbereiche zugeschnitten. So hat sich RPLAN in der Fertigungsbranche etabliert, weil es besonders Cross-Company-Management unterstützt, also die in der Fertigungsbranche weitverbreitete verteilte Entwicklung und Produktion. Active Collab, Salesforce Do und BaseCamp hingegen richten ihren Fokus eher auf die effiziente Kommunikationsunterstützung und Kollaboration. ClockingIT konzentrierte sich ursprünglich hauptsächlich auf Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung, weshalb es gerne von Software-Entwicklern genutzt wird. Diese Lösungen können gemeinhin also als Spezial- oder Branchenlösungen bezeichnet werden, die je nach Branche oder Projekt die optimale Lösung sein können, im Funktionsumfang aber zumeist hinter den Marktführern zurückbleiben.
Da Mehrfachnennungen möglich waren, summieren sich die Einsatzgrade auf nahezu 180 %, d.h. das Gros der Unternehmen setzt zwei oder mehr Projektmanagementlösungen ein. Vor allem Microsoft Excel liegt mit Einsatzgraden von über 50 % in einem Bereich, in dem davon auszugehen ist, dass es häufig zusätzlich, z.B. als begleitendes Dokumentations- und Reporting-Tool, neben Spezial- oder Branchenlösungen eingesetzt wird und diese ergänzt.
Umfang und Art des Einsatzes
Der Anteil der Mitarbeiter eines Unternehmens, die mit einer Projektmanagementlösung arbeiten, variiert nur unwesentlich mit der Größe des Unternehmens. In ca. drei Vierteln der Unternehmen arbeiten bis zu 20 % der Mitarbeiter mit der Projektmanagementlösung. Dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter mit der Projektmanagementsoftware arbeitet, ist fast ausschließlich in kleineren und mittleren Unternehmen der Fall.
Die Anzahl der Abteilungen, in denen die Lösung zum Einsatz kommt, erhöht sich erwartungsgemäß mit der Größe des Unternehmens. Während in den kleineren Klassen von 20 bis 49 und 50 bis 200 Mitarbeitern in der Regel eine bis maximal drei Abteilungen Nutzer sind, nutzen in Unternehmen ab 200 Mitarbeitern bis zu fünf Abteilungen die Software, in einigen Fällen sogar noch mehr.
Dieser Beitrag ist die bearbeitete Fassung des Market Papers „Projektmanagement im Mittelstand 2014“, das es bei techconsult kostenfrei als PDF zum Herunterladen gibt.
Insgesamt nutzt die Hälfte der mittelständischen Unternehmen ihre Lösung ausschließlich oder hauptsächlich für das Single-Projektmanagement, die andere Hälfte für das Multi-Projektmanagement. Kleinere Unternehmen betreiben nur zu einem Drittel Multi Project Management, bei den größeren ist der Anteil doppelt so hoch. In 85 % der Unternehmen, die mehrere Projekte mit ihrer Lösung managen, wird die Projektmanagementsoftware auch zur abteilungsübergreifenden Koordination von Projekten genutzt.
Ein eigenständiges Project Management Office (PMO) zur Steuerung und Koordination der Projekte betreiben 43 % der befragten Unternehmen. Auch dies hängt mit der Unternehmensgröße zusammen (20 bis 49 Mitarbeiter: 16 %; 50 bis 199 Mitarbeiter: 33 %; 200 bis 499 Mitarbeiter: 40 %; 500 bis 999 Mitarbeiter: 70 %; 1000 bis 1999 Mitarbeiter: 76 %).
Die Software wird überwiegend auf den eigenen Systemen betrieben (on premises), d.h. Kauf der Lizenzen und Installation auf der eigenen Hardware. Nur 22 % nutzen bereits Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS). Dabei sind keine Unterschiede oder Trends zwischen den einzelnen Größenklassen und Branchen feststellbar.
- Teil 2 dieser Serie berichtet davon, wie sich mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und der Beschaffung verhalten und welche Stellen daran beteiligt sind.
