Neuanschaffungen und Investitionsvorhaben
Von Henrik Groß, techconsult
Nach eigenen Angaben informieren sich 63 % der Unternehmen durch allgemeine Internet-Recherchen über Projektmanagementsoftware. Mit leichtem Abstand gilt die IT-Fachpresse für 60 % der Unternehmen als verlässlicher Lieferant für Informationen. Etwas weiter dahinter mit jeweils rund 32 % rangieren Projektmanagement-Blogs bzw. -Portale und -Fachmedien als Quellen. In ihrem Systemhaus oder im Handel informieren sich dagegen nur 24 %. Ebenso werden Fachbücher zum Thema nur von 23 % zurate gezogen.
Beteiligte am Auswahl- und Anschaffungsprozess
Die Unternehmen wurden außerdem befragt, welche Personen bzw. Positionen in den verschiedenen Phasen der Anschaffung von Projektmanagementsoftware beteiligt werden.
Die Initiative geht zumeist von den Projektmanagern aus, die in zwei Dritteln der Unternehmen Impulsgeber sind. Fast genauso oft sind dies die IT-Leiter. Projektmanager wissen, welche Funktionen und Prozesse unterstützt werden müssen, während IT-Leiter die Auswahl in Hinblick auf die Integration in die bestehende IT-Landschaft unterstützen. Nur bei der Hälfte der Unternehmen fungiert die Geschäftsführung oder der Abteilungsleiter als Impulsgeber, was daran liegen könnte, dass sie oft nicht direkt in Projekte involviert sind.
Lediglich in 40 % der Unternehmen sind Anregungen externer Berater von Bedeutung. Dies kann daran liegen, dass man dem Berater nicht zutraut, die Bedürfnisse des Unternehmens tatsächlich und richtig erfassen zu können; oft liegt es aber an zu geringeren Budgets – externe Berater sind dann schlicht zu teuer.
Beteiligte am Anschaffungsteilprozess von Projektmanagementlösungen (Bild: techconsult)
In der Informationsphase dominieren ebenfalls Projektmanager und IT-Leiter, die jeweils in 72 % der Unternehmen beteiligt werden und auch am ehesten für diese Aufgabe infrage kommen. Außerdem werden von 58 % der Unternehmen vernünftigerweise die Abteilungsleiter, die später mit der Lösung arbeiten müssen, in dieser Phase miteinbezogen.
Und auch hier vertrauen Unternehmen in erster Linie ihren eigenen Kompetenzen; nur weniger als die Hälfte ziehen externe Berater hinzu. Insgesamt sind Berater dennoch in der Informationsphase eingebunden. So profitieren gerade Unternehmen mit geringen IT-Kompetenzen oder kleiner IT-Abteilung von den Beratern, die von den Anbietern geschult sind und den genauen Umfang der Software kennen.
Die finale Kaufentscheidung schließlich wird wie erwartet von der Geschäftsführung getroffen (78 %). Aber auch IT-Leiter sind bei 70 % der befragten Unternehmen an der Entscheidung beteiligt, da sie wohl am ehesten das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Implementierung in die vorhandene Infrastruktur bewerten können. Projekt- und Abteilungsleiter kommen in rund 60 % bei der Kaufentscheidung noch einmal zu Wort. Externe Berater werden nur von einem Drittel der Unternehmen beansprucht.
Teil 1 betont die wachsende Bedeutung von Projektarbeit für die deutsche Wirtschaft und gibt einen Überblick über die zurzeit eingesetzte Software. Teil 2 erklärt wann und warum Unternehmen zu neuer Projektsoftware greifen und wer an der Entscheidungsfindung maßgeblich beteiligt ist.
Investitionsvorhaben und Entscheidungsgründe
Grundsätzlich planen rund 34 % der Unternehmen Investitionen in Projektmanagementsoftware. 12 % würden gerne investieren, haben aber zurzeit keine Mittel dafür. Weitere 25 % haben erst vor Kurzem investiert, die übrigen 28 % sehen aktuell keine Notwendigkeit für derartige Ausgaben.
Viele Unternehmen sehen bei ihren Investitionen die Anschaffung einer neuen Lösung vor: 28 % planen eine solche für das Jahr 2014. Gründe und Gegengründe für die Anschaffung einer neuen Lösung konnten in einer offenen Frage genannt werden.
Pläne für Investitionen und Anschaffungen neuer Lösungen (Bild: techconsult)
Der mit 17 % häufigste Grund für eine Neuanschaffung sind gestiegene Anforderungen an die Effizienz. Weitere 13 % benötigen Funktionen, die in der bisherigen Lösung fehlen. Für 9 % der Befragten ist die Expansion des Unternehmens der Grund, zu umfangreicheren Lösungen zu wechseln; weitere 5 % begründen ihren Wechsel mit Kosteneinsparungen. Nur 7 % wechseln ihre Projektmanagementlösung, weil die derzeitige Lösung in vergangenen Projekten unbefriedigende Leistungen erbrachte. Weitere Gründe für einen Wechsel waren Aktualität, Nutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Echtzeitfähigkeit, die man von einer neuen Lösung erwartet.
Die Gründe gegen Neuanschaffungen waren etwas eindeutiger. So erklärten 23 %, man habe kein Budget für eine Neuanschaffung. Genauso viele haben grundsätzlich keinen Bedarf an einer Projektmanagementlösung. Dass sie bereits eine gut funktionierende Lösung im Einsatz haben, gaben 17 % an; 13 % haben sich erst vor Kurzem eine neue Lösung eingerichtet. Des Weiteren begründen 3 % ihre Zurückhaltung damit, dass sie eine Neuanschaffung für einen späteren Zeitpunkt planen. Weitere Nennungen waren bestehende Eigenentwicklungen, Redundanzen durch bereits vorhandene Software beim Kunden und der ungenügende Kosten-Nutzen-Faktor eines Wechsels.
Dieser Beitrag ist die bearbeitete Fassung des Market Papers „Projektmanagement im Mittelstand 2014“, das es bei techconsult kostenfrei als PDF zum Herunterladen gibt.
