Stundensatzkalkulation: Was eine saubere Stundensatzkalkulation bringt

Häufig unterschätzter Umsatzhebel

Von Christoph Buluschek, Leiter Account-Management und Produktmarketing bei Agenda

Viele Unternehmen verzeichnen Umsatzeinbußen im sechsstelligen Bereich, weil sie ihre Stundensätze nicht richtig berechnen. Stattdessen orientieren sie sich an Preisen der Konkurrenz oder kalkulieren Pi mal Daumen. Dabei ist es so wichtig, die Stundensatzkalkulation regelmäßig sowie korrekt anzupassen. Denn sie ist ein wichtiger Hebel, mit dem Firmen auf gestiegene Lohnkosten, Energiepreise oder Zinsen reagieren können.

Die Stundensatzkalkulation bildet die Grundlage für die unternehmerische Planung. Erst die Stundensatzkalkulation zeigt, was eine Arbeitsstunde kostet und was sie einbringen muss, damit das Unternehmen im Wettbewerb bestehen kann. Die gute Nachricht: Die Kalkulation ist nicht kompliziert. Was die wenigsten Betriebe wissen: Zur korrekten Berechnung des Stundensatzes haben sie bereits alle relevanten Zahlen im Haus – nämlich in ihrer Buchhaltung.

In der Krise die richtigen Hebel identifizieren

Gerade in Krisenzeiten passen viele Unternehmen ihren Stundensatz an. Einfach die Preise zu erhöhen, ist jedoch selbst in schwierigen Zeiten nicht der richtige Weg. Denn Betriebe würden ihre Wettbewerbsfähigkeit gefährden, wenn sie im Hinblick auf eine niedrige Auslastung ihre Stundensätze kalkulieren. Stattdessen sollten sie Kostenänderungen in die Stundensatzkalkulation einbeziehen (siehe bei Schritt 2). Auslastungsschwankungen sollten sie auf eine andere Art und Weise kompensieren – aber nicht mit der Stundensatzkalkulation.

Stundensatz: Berechnung in drei Schritten

Zur Berechnung des Stundensatzes gibt es verschiedene Möglichkeiten. Am einfachsten ist die Berechnung in drei Schritten.

Schritt 1: Produktive Arbeitszeit ermitteln

Als Erstes sollten Unternehmen die Arbeitszeit ermitteln, die ihre Beschäftigten produktiv an Kundenaufträgen arbeiten. Wochenenden, Feiertage, Urlaubszeiten und sonstige Fehlzeiten wie Krankheits- oder Fortbildungstage zieht man bei der Berechnung von den jährlichen Kalendertagen ab. Das Ergebnis multipliziert man mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit einer Vollzeitkraft.

Achtung: Kein Mitarbeiter ist zu 100 % produktiv! Natürlich fallen auch stets administrative Tätigkeiten an oder es müssen beispielsweise Maschinen gewartet werden. Die Folge: Die Zeit, in der Beschäftigte nicht für den Kunden arbeiten, müssen Betriebe von den berechneten verfügbaren Stunden abziehen.

Viele Unternehmen schätzen diese unproduktiven Stunden nur. Diese Ungenauigkeit rächt sich jedoch. Denn Schätzungen summieren sich als Kalkulationsfehler schnell, und Unternehmen verschenken so Umsatz im fünf- oder gar sechsstelligen Bereich.

Unternehmen, die mit einer Leistungserfassung arbeiten, sind hier klar im Vorteil. Per Knopfdruck werten sie die Produktivität ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Betriebe ohne Leistungserfassung sollten die Beschäftigten zurate ziehen. Dokumentieren diese über einen gewissen Zeitraum, welche Aufgaben sie je Arbeitstag erledigen, kann man die durchschnittliche produktive Zeit dann als Richtwert ansetzen.

Die unproduktiven Stunden ziehen Betriebe von den Anwesenheitsstunden pro Jahr ab. So erhalten sie die produktiven Stunden pro Jahr und pro Mitarbeiterin/Mitarbeiter. Sind im Betrieb mehrere Leute beschäftigt, multipliziert man die produktiven Stunden mit der Anzahl der Vollzeitkräfte. So erhält man die produktive Zeit für den kompletten Betrieb.

Achtung: Beschäftigte, die nicht direkt an Kundenaufträgen arbeiten, wie Geschäftsführer oder Bürokräfte, setzt man in der Kalkulation mit null an. Betriebe sollten hier mit einem Vollzeitäquivalent arbeiten. Mitarbeiter in Teilzeit, die über 20 Stunden arbeiten, zählen beispielsweise 0,5. Deswegen kann die Anzahl der Vollzeitkräfte durchaus eine krumme Kommazahl sein. Im folgenden Beispiel verfügt das Unternehmen über 8,969 Vollzeitbeschäftigte, die produktiv an Kundenaufträgen arbeiten.

Exemplarische Ermittlung der produktiven Arbeitszeit (Bild: Agenda Informationssysteme)

Schritt 2: Jahreskosten ermitteln

Zu den Jahreskosten zählen alle Ausgaben, die notwendig sind, um den Betrieb am Laufen zu halten. Darunter fallen Ausgaben wie Mieten, Werbeausgaben oder Energiekosten.

Achtung: Unternehmer arbeiten in diesem Schritt oft mit Zahlen aus einem vergangenen Geschäftsjahr. Deshalb ist es wichtig, dass sie bei der Stundensatzkalkulation aktuell bekannte Werte heranziehen.

Software für das Rechnungswesen wie die von Agenda verfügt über praktische Standardauswertungen, mit denen Unternehmen die Jahreskosten mit wenigen Klicks ermitteln. Zusätzliches Plus: Mit derartigen Programmen kann ein Unternehmen auch Prognosen stellen und dementsprechend zielsicherer planen. Wer nicht mit einem professionellen Programm arbeitet, kann sich die Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder die betriebswirtschaftlichen Auswertungen des vergangenen Jahres ansehen und zur Berechnung der Jahreskosten heranziehen.

Schritt 3: Stundensatz berechnen

In diesem Schritt stellen Unternehmen die ermittelten Jahreskosten den produktiven Arbeitsstunden gegenüber und berechnen so einen realistischen Stundensatz.

Dafür dividiert man die Jahreskosten durch die produktiv verfügbaren Arbeitsstunden und erhält so den Netto-Stundensatz. Da jedes Unternehmen aber einen Gewinn erwirtschaften möchte, schlagen Unternehmen auf das Netto-Ergebnis einen prozentualen Gewinn auf. Gibt es Rabatte oder Skonti, sollten diese ebenfalls in die Stundensatzkalkulation einfließen. Ansonsten geht der gewährte Rabatt zulasten des Gewinns. Zudem müssen Betriebe am Ende die Mehrwertsteuer berücksichtigen, damit sie auf einen korrekten Brutto-Stundensatz kommen.

Exemplarische Berechnung des Stundensatzes (Bild: Agenda Informationssysteme)

Angepasste Stundensätze gegen die Krise

Mit diesen drei Schritten erhalten Unternehmen den Stundensatz, den sie festsetzen sollten, damit sie ihre Angebote korrekt bepreisen können. Hochgerechnet aufs Jahr werden viele Betriebe feststellen, dass sie sich oft unter Wert verkaufen.

Wer noch genauere Stundensätze berechnen will, unterteilt die produktiven Beschäftigten in Untergruppen. So kann man die Stundensätze von Azubis, Gesellen und Meistern – oder anderen Berufsgruppen – getrennt berechnen und noch präzisere Angebote erstellen.

Nützliche Links

• Accounting im Mittelstand
• Modernes Pricing
• Preisbildung für Serviceleistungen
• Stundensätze für Coaches
• Vergütungsvereinbarung