Der Datenbestand zieht automatisch gleich
PC, Notebook, Tablet und Smartphone: Innerhalb eines Arbeitstages haben Sie meist jedes dieser Geräte einmal in Händen und bearbeiten damit irgendwelche Daten. Das heißt: Ohne einen regelmäßigen Datenabgleich droht unweigerlich das Chaos: unterschiedliche Versionsstände und Dateien, die auf dem einen Gerät fehlen, aber dringend gebraucht werden. Das muss nicht sein.
Angenommen, Sie sitzen im Zug und bereiten einen Kundentermin vor. Für die Präsentation brauchen Sie jetzt nur noch eine bestimmte Grafik. Doch die befindet sich leider nicht auf Ihrem Notebook, sondern liegt lokal gespeichert auf Ihrem Desktop-PC. Jetzt haben Sie ein Problem: Sie können nun keine Kollegin anrufen und sie bitten, Ihnen die Datei schnell zuzusenden. Schließlich haben Sie den Arbeitsplatz-PC und die lokalen Laufwerke mit einem Passwort geschützt, das niemand außer Ihnen kennt. Anders würde es aussehen, wenn Sie die Datei im Firmennetzwerk vorhalten würden.
Fernzugriff auf das Netzwerk
Auf Dateien im Netzwerk könnten Sie von unterwegs aus zugreifen, wenn eine entsprechend sichere Verbindung besteht. Mit einer Lösung wie TeamViewer, GoToMyPC oder Wyse PocketCloud können Sie mobil von unterschiedlichen Endgeräten aus auf entsprechend freigegebene Ordner und Dateien zugreifen.
Ein solcher Dateitransfer ermöglicht auch den Datenabgleich im Bedarfsfall. Sie müssen dann nicht mehr daran denken, alle wichtigen Daten auf das Gerät übertragen, das Sie zum Kundentermin mitnehmen wollen, wenn Sie das Büro verlassen. Voraussetzung ist aber, dass Sie einen Remote-Desktop-Dienst installiert haben und das mobile Internet verfügbar ist.
Per Mobile Client ins DMS
Damit Sie unterwegs aber nicht per Fernzugriff umfangreiche Dateisuchen im Firmennetzwerk starten müssen, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Unternehmen nützlich, die zum einen gepflegt werden und zum anderen einen mobilen Client bieten, wie agorum core Mobile Client oder d.3 smart mobile. Dann können Sie die benötigte Grafik, die Sie selbstverständlich in Ihrem DMS abgelegt haben, ganz leicht auf Ihr Notebook bekommen und die Kundenpräsentation noch im Abteil fertig vorbereiten.
Teil 1 beginnt mit dem BYOD-Trend (Bring Your Own Device) und rät Unternehmen: strikt verbieten oder ausdrücklich erlauben; eine Duldung ist niemals gut. Teil 2 sieht sich an, was auf den mitgebrachten Privatgeräten alles läuft: Apps zum Zeitvertreib und ohne Sicherheitsvorkehrungen. Auch BYOA (Bring Your Own Application) in dieser Form darf nicht sein. Teil 3 beobachtet, dass das mobile WLAN der mitgebrachten Geräte auch sicherheitsrelevante Firmendatenträger ins Netz holt. Bei BYON (Bring Your Own Network) muss Datensicherheit daher ganz unten ansetzen.
Abgleich über die Cloud
Die Vorstellung von einer vollständigen Synchronisation zwischen all den Geräten, die Sie für Ihre Arbeit nutzen, sieht jedoch anders aus. Wenn all Ihre Geräte synchronisiert wären, dann bräuchten Sie keinen Fernzugriff auf das Netzwerk – jedenfalls nicht für Ihre eigenen Dateien. Dann bräuchten Sie auch keinen mobilen DMS-Client. Sie bräuchten beides nur dann, wenn Sie die Dateien anderer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter benötigen. Wie aber schaffen Sie es, dass Ihr PC, Ihr Notebook, Ihr Tablet und Ihr Smartphone alle den gleichen Datenbestand haben?
Ganz einfach: indem die Endgeräte selbst gar keinen Datenbestand mehr vorhalten. Einsatzgeräte und Datenbestände trennen, das ist die Devise. In Wirklichkeit findet dann gar keine Synchronisation mehr statt. Vielmehr nutzen all Ihre Geräte denselben Datenbestand. Möglich macht das – man ahnt es schon – die Cloud.
Microsoft SkyDrive, Apple iCloud, Amazon Cloud Drive, Google Drive: All diese Cloud-Dienste bieten die Synchronisierung zwischen angeschlossenen Endgeräten. Entweder findet automatisch ein Datenabgleich zwischen Cloud-Konto und Endgerät statt, wenn Sie sich an der Cloud angemeldet haben, was je nach Anbieter bereits mit dem Anschalten des Gerätes geschieht. Oder aber Sie laden gar keine Daten mehr auf Ihr Endgerät und arbeiten nur in der Cloud, wenn eine ausreichend gute und günstige mobile Internet-Verbindung besteht. Unterschiedliche Dateiversionen und fehlende Dateien auf einem der Geräte gehören dann der Vergangenheit an.
Fazit: Daten und Geräte trennen
Wenn Ihre Daten nur noch in der Cloud sind und nicht mehr auf dem Gerät, wird schnell die Abhängigkeit von der Cloud und dem mobilen Internet deutlich – und die enorme Bedeutung der Datensicherheit. Auf den Punkt gebracht: Die Anstrengungen bei der Absicherung des Cloud-Zugangs sind der Preis, den wir zahlen müssen für die Flexibilität bei der Gerätewahl.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
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