Formlos angefragt gilt als ausgemacht
Von Sabine Wagner
Jeder Ihrer Mitarbeiter, der mehr als sechs Monate im Unternehmen beschäftigt ist, kann gemäß § 8 Abs. 1 Gesetz über Teilzeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG) verlangen, dass seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit verringert wird. Das gilt gemäß Abs. 7 allerdings nur in Unternehmen, die mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen.
Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter diesen Anspruch auf Arbeitszeitverringerung geltend machen, also auch Mitarbeiter in leitenden Positionen. Eine Ausnahme sind Auszubildende, da eine Reduzierung der Arbeitszeit mit dem Sinn und Zweck der Ausbildung nicht vereinbar ist.
Unbedingt schriftlich und termingerecht!
Der Mitarbeiter ist gemäß § 8 Abs. 2 TzBfG verpflichtet, die Verringerung seiner Arbeitszeit und den Umfang der Verringerung spätestens drei Monate vor deren Beginn geltend zu machen. Er soll dabei die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit angeben. Das kann durchaus formlos geschehen – also Achtung: Ihr Mitarbeiter kann das auch mündlich zwischen Tür und Angel machen!
Als Arbeitgeber haben Sie der Verringerung der Arbeitszeit zuzustimmen und die Verteilung entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers festzulegen, soweit betriebliche Gründe dem nicht entgegenstehen (§ 8 Abs. 4 TzBfG). Und hier sieht der Gesetzgeber schon sehr viel genauer hin: Im Gegensatz zu Ihrem Mitarbeiter haben Sie Form und Fristen zu beachten. Sofern Sie nicht beides einhalten, gilt die Verringerung der Arbeitszeit und deren Verteilung entsprechend den Wünschen Ihres Mitarbeiters als festgelegt (§ 8 Abs. 5 TzBfG).
Konkret bedeutet das: Falls Sie aus betrieblichen Gründen eine Verringerung der Arbeitszeit ablehnen wollen, hat dies immer
- schriftlich und
- spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Verringerung der Arbeitszeit
zu erfolgen.
Bitte beachten Sie, dass dieses Frist- und Formerfordernis auch für den Fall gilt, dass Sie zwar mit einer Verringerung der Arbeitszeit einverstanden sind, aber nicht mit deren Verteilung.
Betriebliche Gründe
Gemäß § 8 Abs. 4 TzBfG liegt ein betrieblicher Grund vor, „wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.“ Die Ablehnungsgründe können in einem Tarifvertrag festgelegt werden.
Sofern Ihr Unternehmen nicht tarifgebunden ist, ist es für Sie erwägenswert, ob Sie in ihren Arbeitsverträgen bzw. der Ergänzung zu den Arbeitsverträgen die tariflichen Regelungen der Ablehnungsgründe schriftlich vereinbaren. Das schafft Rechtssicherheit.
Als Arbeitgeber tragen Sie die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen der betrieblichen Gründe.
Sie haben dann außerdem den Nachweis zu erbringen, dass sich Ihr Unternehmen intern und extern ohne Erfolg um eine geeignete Ersatzkraft bemüht hat. Hierfür genügen interne Stellenausschreibungen sowie Anfragen bei der Agentur für Arbeit oder Stellenanzeigen. Es wird von Ihnen weder erwartet, dass Sie in einer der großen Tageszeitungen eine teure Anzeige schalten, noch dass Sie eine wesentlich teurere Ersatzkraft einstellen.
Vorübergehend oder unbefristet
Die Feinheiten der TzBfG-Bestimmungen sind damit aber noch nicht am Ende. So ist zunächst einmal gut zu wissen, dass diese Ausführungen auch für Arbeitnehmer gelten, die bereits auf Teilzeit sind, diese aber weiter reduzieren wollen.
Außerdem gilt: Sofern Ihr Unternehmen gegenüber einem Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen die Verringerung der Arbeitszeit abgelehnt hat, kann dieser erst nach Ablauf von zwei Jahren erneut einen derartigen Antrag stellen.
Und: Der Rechtsanspruch auf Arbeitszeitreduzierung ist unbefristet, d.h. die reduzierte Arbeitszeit gilt zeitlich unbefristet als vereinbart. Das bedeutet auch: Ihr Mitarbeiter hat später keinen Rechtsanspruch auf Erhöhung der Arbeitszeit. Gemäß § 9 TzBfG sind Sie als Unternehmer nur verpflichtet, den betreffenden Mitarbeiter bei der Besetzung eines entsprechenden Arbeitsplatzes bei gleicher Eignung gegenüber anderen Bewerbern zu bevorzugen.
Sofern einer Ihrer Mitarbeiter vorübergehend weniger arbeiten will, setzt dies voraus, dass sich beide Seiten über den Zeitraum und die Rahmenbedingungen einigen. Dies sollte schriftlich unter Dokumentation des Wunsches Ihres Mitarbeiters erfolgen.
Fazit: Fachkräfte im Betrieb halten
Speziell eine befristete Reduzierung der Arbeitszeit kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter vorübergehend psychisch beeinträchtigt sind, vielleicht kurz vor einem Burn-out stehen, der auf diese Weise noch abzuwenden ist. Je höher die Qualifikation und je individualisierter das Beschäftigungsprofil, desto sinnvoller wird es angesichts des Fachkräftemangels, seine bewährten Mitarbeiter auch auf dem Wege einer Arbeitszeitreduzierung zu halten, damit sie dem Unternehmen nicht völlig verloren gehen.
