Umsatzsteuer-Nachschau: Wann das Finanzamt einen Überfall plant

Niemand weiß es. Denn die Umsatzsteuer-Nachschau ist wie eine Razzia: Die Prüfer kommen unangekündigt und dürfen während der Geschäfts- bzw. Arbeitszeiten alles untersuchen, was sie für umsatzsteuerlich bedeutsam halten. Sabine Wagner gibt praktische Tipps für die Erste Hilfe.

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Bild: fovito

Es hat geklingelt

Von Sabine Wagner

Seit dem 30. Juni 2011 haben im Zuge der Änderung des § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Prüfer des Finanzamtes das Recht im Rahmen ihrer Umsatzsteuer-Nachschau auch auf das Datenverarbeitungssystem Ihres Unternehmens zu zugreifen. Genauer gesagt: Jetzt reicht es nicht mehr aus, dass Ihr Unternehmen die relevanten Geschäftsunterlagen nur in Papierform dem Prüfer vorlegt. Das Zugriffsrecht umfasst nunmehr die Papier- ebenso wie die elektronische Form von aktuellen Aufzeichnungen, Bücher, Urkunden und Geschäftspapieren.

Jederzeit, ohne Vorankündigung

Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung sind die Prüfer bei einer Umsatzsteuer-Nachschau berechtigt, Ihr Unternehmen zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne Vorankündigung zu betreten, um sich ein Bild von Ihren aktuellen wirtschaftlichen Tätigkeiten zu machen. Auf diese Weise sollen eventuelle Manipulationen und Verschleierungen unterbunden werden.

Achtung!
Es kann sich eine Außenprüfung anschließen, wenn der Prüfer Unstimmigkeiten bei anderen Steuerarten findet, die sich aus den Buchführungsbelegen der Umsatzsteuer ergeben. Dann haben Sie unvermutet eine Gesamtprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte des Unternehmens am Hals (während die Umsatzsteuernachschau sich nur auf den Punkt Umsatzsteuer bezogen hat). Und je mehr geprüft wird, desto mehr kann gefunden werden.

Überall, besonders bei Gründern

Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen, da keine Verdachtsmomente erforderlich sind. Allerdings stehen Existenzgründer besonders im Fokus des Finanzamts; hier prüft die Behörde häufig, ob eine so genannte Scheinfirma vorliegt, die sich mit erfundenen Rechnungen Vorsteuererstattungen erschleicht.

Weite mögliche Anlässe sind Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug von anderen Finanzämtern sowie Amtshilfeersuchen von anderen EU-Mitgliedstaaten (so genannte internationale Kontrollmitteilungen).

Wie Sie sich am besten verhalten

Gehen wir der Einfachheit halber davon aus, dass der Nachschauprüfer vor der Tür steht. Das Wichtigste, was Sie jetzt beachten sollten ist:

  • sich den Ausweis des Prüfers zeigen lassen,
  • Ihren Steuerberater an der Prüfung teilnehmen lassen,
  • kooperieren,
  • knapp und kurz antworten,
  • sicherstellen, wer in Ihrem Unternehmen nur kurz und knapp Auskunft gibt/erforderliche Unterlagen zugänglich macht, sowie
  • unmittelbar nach der Prüfung ein kurzes Gedächtnisprotokoll anfertigen und klären, was in Zukunft wie zu optimieren ist (die Umsetzung ist nachzuverfolgen).

Fall Sie dies lesen und noch Gelegenheit haben, vorher schlauer zu sein, sollten Sie die folgenden Ratschläge beherzigen:

  • Verwenden Sie für alle Angelegenheiten, welche die Umsatzsteuer betreffen, einen PC, der ausschließlich für diesen Zweck verwendet wird. So reduzieren Sie drastisch den Umfang der Einsicht des Prüfers (und die Prüfungszeit); obendrein vermeiden Sie „Zufallsfunde“, die gegen Sie verwendet werden können.
  • Belegen Sie auffällig hohe Beträge bei der Vorsteueranmeldung gleich mit den entsprechenden Rechnungsbelegen in Kopie.

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