Drehscheiben im Web sind optimale Verteiler
Von Oliver Jendro
Portale kanalisieren den Informationsfluss im Unternehmen und versorgen Arbeitnehmer genau mit den Informationen, die gebraucht werden. Das spart bares Geld. Das Marktforschungsinstitut Gartner hat herausgefunden, dass jeder Arbeitnehmer durchschnittlich eine Wochenstunde damit vertut, nach Informationen zu stöbern, die bereits vorliegen. Rechnen Sie das für jeden Arbeitnehmer übers Jahr hoch, und Sie kommen auf einen Betrag an Lohnkosten, der Sie erschrecken dürfte.
Auch im Mittelstand lässt sich daher durch Portale ein enormes Potenzial an Kostenoptimierung realisieren. Von den tagespraktischen Auswirkungen ganz zu schweigen. Die so genannten Enterprise Portals helfen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, wichtige Informationen Gewinn bringend zu nutzen, sie optimieren Arbeitsprozesse und sie fördern die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen. Dass dieser Zug im Anrollen ist und bereits an Fahrt gewonnen hat, zeigt übrigens nichts besser als der Umstand, dass sich neben den kommerziellen Lösungen bereits tragfähige Open-Source-Unternehmensportale etabliert haben.
Information, Kollaboration und Prozesse
Teil 1 erklärt, was Portale bringen, und unterscheidet Geschäftskundenportale, Endkundenportale, Mitarbeiterportale sowie Lieferantenportale. Teil 2 sichtet den Anbietermarkt und gibt Tipps für Auswahl und Einführung.
Unternehmensportale schaffen einen universalen, zentralen und strukturierten Zugang zu den Informationen. Daten und Dokumente werden an einem zentralen Punkt vorgehalten, durch Indexierung leicht auffindbar gemacht und sind dank einer plattformunabhängigen Oberfläche (z.B. einer Web-Oberfläche) sowohl intern als auch extern einfach abrufbar.
Solche Bild-/Dokumentenmanagement– oder Enterprise-Content-Management-Funktionen bis hin zum Employee Self Service präsentieren jedoch nur einen Aspekt von Unternehmensportalen. Zu den entscheidenden Neuerungen zählen die Web-2.0-Fähigkeiten moderner Portale, die weit reichende Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnen, etwa indem mehrere Mitarbeiter (gleichzeitig) am selben Dokument arbeiten. Moderne Lösungen sind insofern auch als Teil eines Unified-Communications-Konzepts zu begreifen, das auf kurze Antwortzeiten und spontane Möglichkeiten der Kollaboration setzt.
Nicht zuletzt sind Unternehmensportale kräftige Entlaster und handliche Sofortbeschleuniger, z.B. was regelmäßig Arbeitsprozesse angeht. Sie lassen sich in transparenten Vorgaben strukturieren, z.B. als Formulare; während Mitarbeiter, Kunden oder Partner die Prozedur Schritt für Schritt abarbeiten, prüft die Software die Eingaben automatisch auf Kompatibilität. Das alles funktioniert nicht nur intern, sondern via gesichertem Webzugang auch bei der Kooperation mit Lieferenten und anderen Externen.
Schwarz auf Weiß
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Ein Unternehmensportal kann eine einfache Intranet-Seite sein – oder eine interaktive Oberfläche, die neben Dokumentenmanagement-Funktionen auch Datenanalyse und Kollaborationswerkzeuge enthält.
Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob das Portal über eine HTML-Webseite abgebildet wird oder als eigene Java-Applikation läuft. Wichtig ist, dass jeder Nutzer möglichst plattformunabhängig auf Informationen und Funktionen zugreifen kann. Und dass absolute Verfügbarkeit gesichert ist. Ein Unternehmensportal muss stabil, ausfallsicher und schnell sein. Auch die Sicherheit der Daten ist elementar. Eine ausgefeilte Benutzerverwaltung muss dafür sorgen, dass nur Befugte Informationen lesen und verändern können.
Systematik nach Perspektive
Generell lässt sich zwischen horizontalen Portalen und vertikalen Portalen unterscheiden. Horizontale Portale bieten eine möglichst breite thematische Ausrichtung mit News, Produktangeboten und Applikationen; man kennt das von Yahoo.de, MSN.de oder Web.de. Unternehmensportale sind hingegen meist vertikal ausgerichtet: passgenau auf eine spezielle Nutzergruppe zugeschnitten, z.T. bis auf einzelne Abteilungen. Schließlich braucht die Poststelle andere Informationen und Anwendungen als das Controlling.
Eine andere Differenzierung ist anhand der Ziel- bzw. Nutzergruppen möglich. Weil jede Gruppe spezielle Anforderungen stellt, sind gute Unternehmensportale in Sachen Informationsversorgung nach der Effizienzmaxime „So viel wie nötig, nicht so viel wie möglich“ gestaltet. Man unterscheidet
- Geschäftskundenportale (B2B-Portale),
- Endkundenportale (B2C-Portale),
- Mitarbeiterportale (B2E-Portale) und
- Lieferantenportale (B2S-Portale).
- Was bei der Auswahl wichtig ist und welche Anbieter auf dem Markt präsent sind, erfahren Sie in Teil 2 dieser Serie.
Teil 1 beginnt mit bewährten Beispielen und richtet das Augenmerk auf die Prozessoptimierung. Teil 2 blickt auf die Zukunft: auf die Online-Zusammenarbeit mit Social Media.
