Pflichteinträge im Online-Zugriff
Von der Fachredaktion anwalt.de
Das alte Handelsregister wird seit dem „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) vom 1. Januar 2007 als Gesamtregister auf elektronischem Weg verwaltet. Den Hintergrund stellen einschlägige EU-Richtlinien, die sich zum Ziel gesetzt hatten, den Zugriff auf rechtlich relevante Unternehmensinformationen zu erleichtern und gleichzeitig das Registerverfahren zu beschleunigen.
Wichtig: Neben der Umstellung auf die Registerverwaltung über das Internet, werden Verstöße gegen Offenlegungspflichten bei Jahres- und Konzernabschlüssen seitdem von Amts wegen mit einem Ordnungswidrigkeitsverfahren verfolgt.
Funktionen des Handelsregisters
Das Handelsregister legt als öffentliches Register die im Geschäftsverkehr wesentlichen Rechtsverhältnisse von Kaufleuten offen. Es enthält Angaben zu Firma, Sitz, vertretungsberechtigten Personen (z.B. Geschäftsführer, Vorstand), Rechtsform des Unternehmens und gegebenenfalls Stammkapital.
Jedermann ist zur Einsichtnahme in das Handelsregister berechtigt, eine besondere Begründung ist nicht erforderlich. Es hat damit in erster Linie Publikationsfunktion. Eine weitere Besonderheit ist, dass es öffentlichen Glauben genießt: Man darf sich auf die Richtigkeit des Inhalts verlassen. Allerdings: Nur das Handelsregister verfügt über den öffentlichen Glauben, nicht jedoch die anderen Register (z.B. Genossenschafts-, Partnerschaftsregister). Außerdem hat das Handelsregister Beweisfunktion, d.h. die Eintragung erleichtert die Beweisführung im Rechtsverkehr.
Die meisten Handelsregistereintragungen haben lediglich deklaratorische, also rechtsbekundende Wirkung. Dies bedeutet: Das im Handelsregister veröffentlichte Rechtsverhältnis entsteht unabhängig von der Eintragung, z.B. die Prokura entsteht mit Erteilung, die Kaufmannseigenschaft mit eingerichtetem und ausgeübtem Gewerbebetrieb. Konstitutiv, also rechtsbegründend, wirkt die Eintragung bei der Rechtsfähigkeit von Kapitalgesellschaften oder Kaufmannseigenschaft von Kannkaufleuten.
Eintragung per Internet
Für die Eintragung muss regelmäßig wie bisher beim Registergericht (dem Amtsgericht, in dessen Bezirk der Kaufmann seinen Sitz hat) ein Antrag gestellt werden. Das EHUG schreibt vor, dass grundsätzlich alle Unterlagen elektronisch einzureichen sind.
Bei Unternehmensgründungen und anderen Fällen, in denen die notarielle Beurkundung oder öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, übernimmt der Notar die elektronische Einreichung und versieht das Dokument mit einem notariellen Zeugnis. Laufende Mitteilungen – etwa eine Satzungsänderung oder Änderung der GmbH-Gesellschafterliste – können jedoch direkt vom Unternehmen an das Registergericht übermittelt werden. Hierfür werden Dokumente über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. (Die EGVP-Software kann kostenfrei unter www.egvp.de heruntergeladen werden.)
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Die Richter des Registergerichtes sind dazu verpflichtet, unverzüglich (und nicht wie zuvor innerhalb eines Monats) über Eintragungen zu entscheiden, was sich z.B. in Hinblick auf eine Vor-GmbH günstig auswirkt, weil der Zeitraum, in dem der Gesellschafter einer solchen persönlich haftet, deutlich verkürzt wird.
Abruf von Auskünften
Über die bundesweite Seite www.handelsregister.de oder über die betreffenden Internet-Seiten der Länder kann jeder Informationssuchende die Eintragungen abrufen. Der Abruf zu einem bestimmten Unternehmen kostet 4,50 Euro, jedes zusätzliche Dokument weitere 4,50 Euro. Einfache Abfragen sind online über die Seite www.unternehmensregister möglich.
Jahres- und Konzernabschlüsse
Kapitalgesellschaften und bestimmte Co-Kapitalgesellschaften sind weiterhin zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen verpflichtet. Wurde die Nichtveröffentlichung bisher nur auf Antrag eines Dritten verfolgt und sanktioniert, muss seit dem EHUG bei Verletzung von Offenlegungspflichten von Amts wegen ein Ordnungswidrigkeitsverfahren durchgeführt und gegebenenfalls ein Ordnungsgeld bis zu einer Höhe von 25.000 Euro verhängt werden. Die Zahlung des Ordnungsgeldes kann man jedoch durch eine fristgerechte Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abwenden.
Hat ein Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, seine Jahresabschlüsse nicht bekannt zu geben, bleibt ihm nur der Weg, über eine Umwandlung in eine andere Gesellschaftsform mit geringeren Publizitätspflichten zu wechseln, z.B. in eine GmbH & Co. KG oder eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter aufzunehmen.
Auch in Hinblick auf Dokumente der Rechnungslegung hat sich eine wichtige Änderung ergeben: Sie sind nicht mehr beim Handelsregister, sondern beim elektronischen Bundesanzeiger abzugeben.
Konsolidiertes Unternehmensregister
Auf dem Internet-Portal www.unternehmensregister.de sind alle veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten veröffentlicht. Es fungiert als Sammelregister und bündelt Informationen und Dokumente der Handels-, Genossenschafts– und Partnerschaftsregister, des elektronischen Bundesanzeigers, des Unternehmens und von Insolvenzgerichten. Ob der Abruf von Informationen über das Unternehmensregister kostenpflichtig ist oder nicht, richtet sich danach, ob das Quellregister hierfür Kosten verlangt. Demnach ist der Abruf von Handelsregistereintragungen kostenpflichtig, von kostenlosen im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichten Dokumenten jedoch nicht.
Nützliche Links
Eine offizielle Infoseite hat das Bundesjustizministerium im Web, mit weiteren Links, u.a. auf das EHUG als PDF. Europaweite Unternehmensauskünfte bündelt das European Business Register.
