Kaufen, mieten, buchen
Von Sabine Philipp
Konferenzen übers Internet funktionieren ganz gut auch über mobile Funkanbindungen. Sie sollten aber beachten, dass die zur Verfügung stehenden Up- und Download-Geschwindigkeiten im Empfangsgebiet ausreichend sein müssen.
Von der Software dürfte in der Windows-Welt Office Live Meeting das Bekannteste sein. „Sofern auf dem teilnehmenden PC ein aktuelles MS-Office-Paket installiert ist, steht Ihnen mit einem Add-in ein optimaler Online-Arbeitsplatz zur Verfügung“, sagt Fachmann Torsten Birke. „Selbst die Einladungen zum Event können intuitiv über Outlook erfolgen.“
Außerdem gibt es noch die Möglichkeit von Peer-to-Peer-Konferenzsystemen. Bei derartigen P2P-Netzwerken spielen die Teilnehmer das entsprechende Programm auf ihren Rechner und können unmittelbar untereinander kommunizieren (also ohne zentrale Serverinstanz). Die professionellen P2P-Programme Bravis und daViKo 3 sind z.B. kostengünstige und sichere Alternativen für kleine Gruppen von 16 bzw. fünf Teilnehmern, die damit Videokonferenzen abhalten können, komplett mit Application Sharing, Dateitransfer und kollaborativen Whiteboard-Funktionen (einer Art elektronischer Tafel, an der die Teilnehmer gemeinsam Dokumente, Skizzen etc. bearbeiten).
Teil 1 gibt einen ersten Überblick über die Möglichkeiten von Telefon-, Video- und Webkonferenz. Teil 2 sieht sich die Geschäftsmodelle näher an und wirft einen Seitenblick auf SaaS-Lösungen. Teil 3 befasst sich mit technischen Grundlagen, Qualität und den wichtigsten Regeln der Gesprächsführung.
Torsten Birke ist Inhaber der Hamburger Kraatz GmbH, die schon seit 1958 besteht. Der Elektronikmeister und Sachverständige ist nicht nur Spezialist für Konferenz- und Veranstaltungstechnik, sondern auch Fachmann für ISDN- und VoIP-Telefonanlagen, Kabel- und Satellitentechnik sowie für Videoüberwachung, so dass er aus eigener, langjähriger Erfahrung weiß, was eine taugliche Lösung können muss.
Für die standortübergreifende firmeninterne Kommunikation sind diese Hilfsmittel bereits sehr gut geeignet. Falls Sie regelmäßig nur mit einem einzigen Teilnehmer kommunizieren möchten, ist Skype weiterhin die besonders günstige Alternative: Die Gespräche sind kostenlos bzw. schlagen bei Auslandsverbindungen mit einer relativ geringen Gebühr zu Buche. Allerdings sehen etliche Experten die Nutzung ausgesprochen kritisch, da der Quellcode nicht offen gelegt wird. Eine Alternative könnte Oovoo sein, das für Zweiwege-Videochats ebenfalls kostenlos ist. Bei der Business-Variante können sich sechs Nutzer für 0,10 US$ pro Minute und Teilnehmer miteinander unterhalten.
Software für Cybertreffen
Welche ordentlichen Webkonferenzprogramme es auf dem Markt gibt, stellt das Portal www.onlinemeeting.biz der Frankfurter Online-Marketing-Agentur Publicare im Überblick dar.Wer sich die passende Software nicht kaufen möchte, kann sie auch kurzfristig bei Anbietern wie Meetyoo mieten. Dann loggen Sie sich beim Anbieter ein, schicken Links an die übrigen Teilnehmer, die sich ebenfalls einloggen, und starten Ihre Konferenz. Die Lösung gibt es ab 19 Cent pro Minute und Teilnehmer, zuzüglich Umsatzsteuer.
Ebenso können Sie Programme wie Live Meeting als SaaS-Lösung für einen geringen Betrag pro Mitarbeiter und Monat buchen. Empfehlenswert ist zunächst die 30-tägige kostenlose Testphase. Dann sehen Sie auch gleich, ob Ihre Bandbreite für diesen Einsatz stimmt oder ob Sie sich eine Alternative suchen müssen.
Aufnehmen und ansehen
Die Oberklasse der Fernkontakte bilden die Videokonferenzen – auch wenn die Grenze zwischen Web- und Videokonferenz inzwischen nicht mehr so genau zu ziehen ist. Schließlich können auch Webmeetings heute über USB-Webcams die Bilder der Teilnehmer übertragen. „Sicherlich ist es aber noch immer so, dass bei den reinen Videokonferenzen der Schwerpunkt auf einer hohen Bild- und Tonqualität liegt“, so Torsten Birke. „Der Sinn ist schließlich, einen großen virtuellen Konferenzraum abzubilden, um hohe Reisekosten und damit Ausfallzeiten zu minimieren.“ Leider sind die Systeme nicht gerade billig. „Aktuelle HD-Systeme beginnen bei ca. 8000 Euro und können in großen Ausbauformen auch schon einmal bei 45.000 Euro liegen“, überschlägt Birke.
Suite mit Live-Schaltung
Je wichtiger der Kunde ist, desto wichtiger wird auch ein professionelles Kommunikationssystem. Nun haben solche Lösungen aber ihren Preis. Wem sie zu teuer sind oder wer nicht über passende Räumlichkeiten bzw. Infrastruktur verfügt, kann Konferenzsysteme samt Büro und Sekretärin auch mieten. So bietet z.B. die Firma Regus kurzfristig mietbare Büros nebst Videokonferenzzentrum und Personal auf der ganzen Welt an. Auch die Deutsche Telekom vermietet unter dem Namen Deutschland TelePresence professionelle Hardware und Servicedienste. Allerdings spricht sie hauptsächlich Hotels an, die den Service an ihre Kunden weiterreichen.
Natürlich gibt es auch billigere Anbieter, aber kleine Einfachlösungen mit Webcam und PC-Headset erreichten längst nicht die Video- und Audioqualität der hochwertigen, aber auch entsprechend teuren Telepresence- und Highend-Anlagen von Polycom oder Tandberg. „Aktuelle Systeme dieser Hersteller übertragen heute in Full HD (1920 × 1080) und mit einem Live-Sound, der dem im Raum gesprochenen sehr nahe kommt.“
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Einfach am besten
Generell sollte man vor der Anschaffung einer Web- oder Videokonferenzlösung erst einmal den Bedarf ermitteln. „Gerade viele Videokonferenzsysteme erschlagen den User mit ihren vielfältigen Möglichkeiten, die er aber in der Praxis nie benötigen wird“, gibt Birke zu bedenken, „was die Bedienung und Steuerung nicht gerade erleichtert. Gute Konferenzsysteme lassen sich intuitiv und ohne lange Vorbereitungen oder kostenintensive Schulungen nutzen.“ Dennoch rät der Profi zu Sachverstand: „Nichtsdestotrotz sollte der Systemadministrator bzw. der Vorsitzende auf die Systeme geschult sein, um z.B. bei einer Störung rasch den Fehler zu lokalisieren und abzustellen.“
- Welche technischen Voraussetzungen und Qualitätsmerkmale wichtig sind, führt Teil 3 dieser Serie genauer aus.
