Ausreichend Upload muss sein
Von Sabine Philipp
Wie tauglich eine Webkonferenzlösung ist, hängt ganz entscheidend an der Hardware – und an der Internet-Verbindung. „Bandbreite“, sagt MittelstandsWiki-Fachmann Torsten Birke, „ist durch nichts zu ersetzen. Es gibt natürlich hochwertige Konferenzsysteme, die mit zwei B-ISDN-Kanälen arbeiten können. Dadurch werden aber nur eine niedrige Videoauflösung und eine geringe Audioqualität erreicht, was nicht mehr Stand der Technik ist.“
Falls die Mitarbeiter im Hunsrück sitzen und nur einen ISDN-Anschluss haben, ist eine Audiokonferenz ein vernünftiger Kompromiss, denn ein guter Ton ist die Hauptsache. „Für die Konferenz sollten Sie über eine Upload-Bandbreite von mindestens 384 kBit/s verfügen. Seien Sie aber vorsichtig, wenn der ADSL-Anschluss vom ganzen Unternehmen genutzt wird!“
Im Gegensatz zu Webkonferenzen befinden sich Videolösungen für kleinere Unternehmen noch im Entwicklungsstadium. „Erste Systeme können derzeit verschiedene UMTS-Verbindungen zu einer höheren Bandbreite koppeln. Für den normalen Tagesgebrauch stehen sie aber derzeit noch nicht sinnvoll zur Verfügung“, bedauert Birke.
Neben der Bandbreite kommt als zweite Anforderung hinzu, dass die Nutzerrechner nicht allzu schwachbrüstig sein sollten. „Auf PC-/Laptop-Seite sind besonders im Bereich der Eigenbau-Konferenzsysteme Dual-Core-Prozessoren ab 2 GHz notwendig – gerade wenn auch mit Dokumenten gearbeitet werden soll“, gibt Birke zu bedenken.
Ton ist K.o.-Kriterium
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Video- oder eine einfache Webkonferenzlösung entscheiden – Sie sollten unbedingt auf eine ordentliche Tonqualität achten. Dass der Sound kein Luxus ist, hat eine Studie der amerikanischen Brandeis-Universität in Waltham belegt. Die Psychologen konnten im Experiment nachweisen, dass für das Gesagte deutlich weniger Kapazitäten übrig bleiben und es schneller vergessen wird, wenn man sich zu stark auf das Gehör konzentrieren muss.
Torsten Birke ist Inhaber der Hamburger Kraatz GmbH, die schon seit 1958 besteht. Der Elektronikmeister und Sachverständige ist nicht nur Spezialist für Konferenz- und Veranstaltungstechnik, sondern auch Fachmann für ISDN- und VoIP-Telefonanlagen, Kabel- und Satellitentechnik sowie für Videoüberwachung, so dass er aus eigener, langjähriger Erfahrung weiß, was eine taugliche Lösung können muss.
Hinzu kommt noch, dass die Audioübertragung synchron zu den Mundbewegungen der Sprecher passen muss. Driften Bild und Ton durch Verzögerung auseinander irritiert das gewaltig: „Eine Viertelsekunde Latenz ist bereits grenzwertig“, sagt Torsten Birke. „Bei Studioproduktionen muss der Ton im Bereich von +40 ms bis -60 ms zum Bild liegen, dann ist die Asynchronität nicht spürbar. Uns ist in der Praxis aufgefallen, dass die Menschen hier auch sehr unterschiedlich reagieren“, so der IT-Profi weiter. „Einige stört der Versatz nicht, andere hingegen können sich gar nicht mehr auf die Gesprächsinhalte konzentrieren, sobald sie den Versatz einmal bemerkt haben.“
Auf jeden Fall sollte man sich für ein hochwertiges Headset für den Konferenzeinzelplatz gönnen, sonst werden die Gespräche zur nervtötenden Tortur. Von der Nutzung von Mikrofon und Lautsprecher im Notebook rät Birke ab, weil es damit schnell zu Echoeffekten und Rückkopplungen kommen kann.
Vorgezeigt und verstanden
Die Reisekosten stellen auf Anhieb das plausibelste Argument für Videoschaltungen. Die praktische Erfahrung der vergangenen Jahre hat aber gezeigt, dass ein weiterer Punkt kaum zu überschätzen ist: die Wissensvermittlung. Wichtiges Firmen-Know-how ist auf diese Weise standortunabhängig verfügbar – und vor allem bleibt das Verständnis gesichert. Schriftliche Anweisungen führen regelmäßig zu Missverständnissen. Dagegen kann man am Bildschirm den Reaktionen sofort entnehmen, ob eine Hilfestellung auch richtig wahrgenommen wurde.
Im Gegensatz zu den Mikrofonen sind die in aktuellen Notebooks verbauten Webcams für einfache Konferenzen vollkommen ausreichend. „Wichtig wäre in diesem Zusammenhang, auf eine ausreichende Beleuchtung der eigenen Person zu achten, da nur so vernünftige Bilder von der Cam aufgenommen werden können“, betont der Fachmann. „Achten Sie auch auf einen vernünftigen Hintergrund. Hier sollten sich keine Ordner stapeln und sich keine Fenster mit Gegenlicht befinden. Wer Wert auf einen nahezu flüssigen Videostream legt, sollte Kameras mit 15 Bildern einsetzen.“
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Fazit: Zoom auf die Diskussion
Auch wenn viel Planung und Arbeit heute gemeinsam über das Internet läuft, so ist es doch immer noch schön, wenn man sich einmal von Angesicht zu Angesicht sieht. Auf diese Weise kann doch mehr kommuniziert werden als per Mail, bei der sich so manche Aussage oft härter anhört, als sie in Wirklichkeit gemeint ist. Falls dann noch ein Missverständnis dazukommt, kommt innerhalb kurzer Zeit das Projekt ins Stottern. Wenn man aber die Kollegen via Video sieht und den Tonfall im Ohr hat, kann man besser auf einander eingehen und produktiver zusammenarbeiten.
Damit bei Fernkonferenzen aber nicht alle durcheinander reden, sondern bei der Sache bleiben, sollte die Zuteilung der Sprachrechte in jedem Fall über den leitenden Operator (Vorsitzenden) erfolgen. Ansonsten kann es chaotisch werden, weil den Teilnehmern die räumliche Zuordnung der Stimmen zu den Personen fehlt.
Teil 1 gibt einen ersten Überblick über die Möglichkeiten von Telefon-, Video- und Webkonferenz. Teil 2 sieht sich die Geschäftsmodelle näher an und wirft einen Seitenblick auf SaaS-Lösungen. Teil 3 befasst sich mit technischen Grundlagen, Qualität und den wichtigsten Regeln der Gesprächsführung.
Unterm Strich bleibt das Hauptargument für die Webkonferenz aber die Kostenfrage. Denn die Lösungen sind eindeutig preiswerter als Geschäftsreisen. Manchmal führt an der Technologielösung ohnedies kein Weg vorbei, wenn isländische Vulkane den Flugverkehr lahm legen oder Überschwemmungen die Zugfahrpläne außer Kraft setzen. Auf jeden Fall sind die Gespräche bequemer als lange Fahrten, sie sparen Zeit und Ausgaben – und gut für die Umwelt sind sie auch noch.
