Ein voller Zweitberuf nebenbei
Die meisten Datenschutzbeauftragten haben eine Doppelfunktion: Sie haben Aufgaben in ihrer Abteilung oder in einem fachlichen Projekt, gleichzeitig sind sie betriebliche Beauftragte für den Datenschutz. Wer zum Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt werden soll, muss sich der zeitlichen Schwierigkeiten bewusst sein, die sich daraus ergeben. Mindestens genauso wichtig ist es, dass sich die verantwortliche Stelle für den Datenschutz, also die Geschäftsleitung, bewusst ist, welche Menge und Vielfalt an Aufgaben auf den DSB zukommt. In vielen Betrieben ist es so, dass Teilzeitdatenschutzbeauftragte eigentlich viel mehr Zeit eingeräumt bekommen sollten. Laut Gesetz sind die Unternehmen dazu verpflichtet.
Das Bild von den Aufgaben muss stimmen
Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) hat ein Berufsbild veröffentlicht, das gute Einblicke in die Tätigkeit gibt. Aber auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) selbst enthält Angaben zu den Aufgaben. So sollen Datenschutzbeauftragte insbesondere auf die Einhaltung des BDSG und anderer Datenschutzvorschriften hinwirken; sie können sich dabei von der zuständigen Aufsichtsbehörde beraten lassen.
Teil 1 beginnt mit den Betroffenenrechten, vom Recht auf Auskunft bis zum Widerrufsrecht; außerdem geht es darum, wie sich das Datenschutzprinzip der Intervenierbarkeit praktisch umsetzen lässt. Teil 2 geht genauer auf die Dokumentationspflichten ein; Transparenz im Datenschutz erfordert zuerst eine saubere Datenschutzerklärung.Teil 3 widmet sich schließlich dem Gebot der Nichtverkettbarkeit, das sich aus der Zweckbindung einer Datenerhebung ableitet.
Als konkrete Aufgabe wird in § 4g BDSG erstens die Überwachung der „ordnungsgemäße[n] Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen“, genannt. Dazu muss der DSB über Vorhaben der Datenverarbeitung rechtzeitig informiert werden, sodass eine Prüfung noch zeitlich möglich ist. Alleine diese Prüfungen können in der Praxis schon sehr aufwendig werden.
Ebenso soll der DSB eine Übersicht erhalten über alle Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Verfahrensverzeichnis, Verarbeitungsübersicht). Oft wird der DSB selbst an der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses mitarbeiten, die Pflege des Verzeichnisses obliegt ihm in jedem Fall.
Das BDSG definiert zudem Inhalte aus der Übersicht, die ein DSB auf Anfrage jedermann zur Verfügung stellen soll; Ziel ist hier, den Datenschutz des Unternehmens transparent zu machen. Auch von daher wird der DSB mit Anfragen von Betroffenen und von Dritten einiges zu tun haben.
Eine weitere zentrale Aufgabe sind die Unterweisungen oder Schulungen zum Datenschutz. Die große Dynamik bei diesem Thema macht regelmäßige Updates für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderlich.
Teil 1 beginnt damit, wie sich das Gesetz einen DSB vorstellt: als Alleskönner mit Fortbildungshunger. Teil 2 widmet sich der Aufgabenplanung für die schwierige Doppelrolle: Beschäftigter und Beauftragter zugleich. Teil 3 geht schließlich genauer auf die besondere Stellung im Betrieb ein und erklärt, welche Sonderrechte ein DSB genießt.
DSB zwischen Berater, Aufklärer und Kontrolleur
Die Bandbreite der Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten bringt es mit sich, dass einmal Schulung und Beratung im Mittelpunkt stehen, ein anderes Mal sind es die Kontrollen und Dokumentationsarbeiten. Gerade die Kontrollen aber führen dazu, dass die DSB nicht automatisch besonders beliebt im Unternehmen sind. Es ist daher viel Fingerspitzengefühl notwendig, damit man nicht als Kontrolleur, sondern als hilfreicher Berater erscheint. Das ist nicht nur für die Akzeptanz des DSB wichtig, sondern für den Datenschutz insgesamt.
Der Datenschutz ist insgesamt zu wichtig, als dass man versuchen sollte, ihn brachial durchzudrücken. Viel besser ist es, wenn man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und die Geschäftsleitung! – für den Datenschutz motiviert.
- Im Fall eines Falles ist es aber wichtig zu wissen, wie die betriebliche Stellung eines DSB beschaffen ist: wer ihm welche Vorgaben machen darf und welche Rechte ein DSB im Unternehmen hat. Genau dieses Thema ist Gegenstand von Teil 3 dieser Serie.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
Oliver Schonschek, Tel.: 02603-936116, www.schonschek.de
