Kollaboration braucht Übersicht in Echtzeit
Von Sabine Philipp
Wer eine einfache und vor allem preiswerte Lösung für die Zusammenarbeit überschaubarer Teams sucht, ist mit Peer-to-peer-Tools gut bedient. Bei einem P2P-Netz gibt es meist keinen zentralen Server. Trotzdem kann jeder Teilnehmer auf die freigegebenen Dateien der Kollegen zugreifen. Sie müssen das passende Programm nur auf den beteiligten Rechnern installieren. Die Computer tauschen automatisch die Daten aus, so dass stets die aktuellsten Versionen auf der Festplatte liegen.
Daniel Rheinwalt arbeitet z.B. gerne mit Groove. „Es ist funktional umfangreich und gut verschlüsselt – und es ist nicht teuer. Das Microsoft-Produkt ist in der Enterprise Edition des Office-Pakets schon inklusive. Ein Alternative wäre z.B. PowerFolder. Das Produkt kostet um die 50 Euro und läuft auf Windows, Linux und Mac.
Allerdings laufen solche P2P-Tools nur, wenn alle Kollegen das Programm installieren. Das ist zum einen nicht jedermanns Sache, zum anderen ist das für größere Projekte eher ungeeignet. Hier sind serverbasierte Lösungen oftmals die bessere Wahl.
Was Groupware und Projektsoftware können muss
„Wer Projekte über das Internet mit Freiberuflern koordinieren möchte, sollte zumindest Groupware für die Terminplanung und eine geeignete Projektmanagementsoftware einsetzen“, so Rheinwalt. „Dabei können auch verschiedene Systeme genutzt werden, die jedoch unabhängig vom Anbieter bestimmte Mindestanforderungen erfüllen sollten.
So muss das Programm in der Lage sein, Adressen zu verwalten, Termine sauber zu koordinieren und die Kommunikation zwischen den einzelnen Teilnehmern zu gewährleisten. Wenn mehrere Mitarbeiter auf einer Arbeitsplattform kooperieren und z.B. Dokumente bearbeiten, muss klar geregelt werden, wer welche Aufgaben übernimmt und wer auf welche Funktionen zugreifen darf. Die Synchronisierung in Echtzeit ist ein absolutes Muss.
Da die Anwendungsfelder vielfältig sind, gibt es eine enorme Vielzahl von Lösungen für die unterschiedlichsten Szenarien. Unter Umständen ist es sinnvoll, sich von einem guten Systemhaus beraten zu lassen, das Erfahrungen mit Groupware hat und evtl. die verschiedenen Tools anpasst. Es kann auch sinnvoll sein, kostenlose kleine Helfer mit Profisoftware zu verbinden.
Daneben benötigen Sie ein Programm, mit der Sie das Projekt planen und kontrollieren und das die Beiträge der freien Mitarbeiter festhält. Sie sollten auf einen Blick sehen, wie weit die Arbeit vorangeschritten ist, welche Aufgaben noch offen sind, und was von wem wann erledigt sein muss. Ein Warnsystem sollte anzeigen, ab wann es eng wird und den kritischen Pfad markieren. Er zeigt auf, welche Tätigkeiten passgenau aufeinander folgen müssen.
Außerdem ist eine Funktion für die Ressourcenplanung sinnvoll, die festhält, wann es zu Personalengpässen kommen kann, weil z.B. ein Mitarbeiter in Urlaub fährt oder andere Projekte realisieren muss. Daneben sollte es noch eine Reporting-Möglichkeit geben. In der halten die Projektverantwortlichen schriftlich fest, wie der Stand der Arbeit ist, damit sie Engpässe und Probleme schnell ausmachen bzw. rasch richtig reagieren können.“
Daniel Rheinwalt stieg bereits während des Studiums ins IT-Geschäft ein, zuächst mit IT-Outsourcing und IT-Security. Heute verantwortet der Karlsruher Wirtschaftsingenieur die interne IT des Beratungsunternehmens bridgingIT und ist als Berater für Projektmanagement, IT Service Management und IT-Architektur aktiv.
Modular ausbaufähig
Ein Multitalent ist DOCUframe von GSD Software, das die verschiedenen Dokumente in einem Unternehmen verwaltet, verarbeitet und archiviert – und bei dem auch Externe oder Außendienstmitarbeiter eingebunden werden können. Die kleinste Produktvariante ist der Messaging Server, der u.a. zu jeder Adresse deren Daten hinterlegt. Sobald ein Kunde anruft, bekommt der zuständige Mitarbeiter neben dem Namen sämtliche Dokumente aus dem CRM (Customer Relationship Management) angezeigt.
Da GSD auch ein ERP-Anbieter für den Mittelstand ist, bietet das Unternehmen zudem eine Komplettlösung mit Anschluss an die Finanzbuchhaltung an. Für kleinere Unternehmen könnte eher die kleine Warenwirtschaftssystem-Lösung mit Belegverarbeitung interessant sein, die als Zusatzmodul für DOCUframe geordert werden kann.
Die Grundversion enthält neben einem Mitteilungssystem einen eigenen E-Mail- und Faxserver, so dass kein MS Exchange Server oder Outlook mehr benötigt wird. Die Kosten reichen von 180 Euro für den Messaging Server bis 910 Euro für den Enterprise Server plus Zusatzmodule.
Projekte zeitgleich steuern
Wenn ein neuer Termin anberaumt wird, sollten alle Projektteilnehmer schnell informiert werden. Die passende Software sagt den Kollegen Bescheid und hält den Zeitpunkt gleich im Kalender fest. Eine einfache Java-basierte Groupware mit den Modulen Terminplaner/Kalender, Adressen, E-Mail, Aufgaben/Todos und Chat ist z.B. AlphaAgent, dessen Kosten für den Business-Bereich in der unteren zweistelligen Euroregion liegen. Die Software läuft auf Windows, Linux und Mac.
Wer bei der Groupware die Terminverwaltung mit einem Projektmanagementsystem vereinen möchte, für den bietet sich z.B. das Programm GROUP-E an. Damit können Sie nicht nur gemeinsame Termine planen oder Adressen verwalten, sondern auch Einzel- und Gruppenaufgaben organisieren und sich anzeigen lassen, wann welche Aufgabe fällig ist. Daneben enthält es ein Redaktionssystem, wertet die erfassten Stunden aus und ermöglicht eine Archivierung der Projekte.
Präsenz mit Sofortkontakt
In der heißen Phase ist es gut zu wissen, wer gerade am Platz ist, damit man die Projektmitarbeiter schnell erreichen kann – am besten mit demselben Programm. Ein solches wäre bereits das bekannte Skype, mit dem die Teilnehmer untereinander Nachrichten verschicken und per PC telefonieren können. Per Webcam können sich die Gesprächspartner auch Auge in Auge gegenübertreten.
Schwarz auf Weiß
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Nun ist Skype zwar kostenlos, aber für Firmen nicht unbedingt die erste Wahl. „Ich persönlich nutze Skype nur, wenn ich auf Dienstreise bin und mich zwischendurch mit meiner Familie unterhalte“, sagt Fachmann Rheinwalt. „Eine professionellere Lösung, die im Prinzip ähnlich funktioniert, ist der Office Communications Server. Mit ihm können Sie ebenfalls Instant Messaging machen und Videokonferenzen durchführen – zusätzlich sind Presence Services integriert. In unserer Firma führen wir das Tool gerade ein, um die Fahrzeiten der Mitarbeiter bei internen Besprechungen zu reduzieren.“
Ein weiterer Vorteil: „Wenn bei Konferenzen Präsentationen zum Einsatz kommen, können die im geschützten Bereich auf dem Server laufen.“ Es hat nämlich eine End-zu-End-Verschlüsselung. Der Preis für den Office Communications Server 2007 R2 Enterprise Edition liegt laut Microsoft bei 3999 US$ für den Server plus 139 US$ pro Nutzer. „Hier setzen viele Kunden gerne Mietlösungen (ASP– oder SaaS-Lösungen) ein, da der Preis attraktiv ist und ein geringer Pflegeaufwand besteht.“
