Firmenwissen hilft sofort weiter
Die Nielsen Norman Group hat die zehn besten Intranets 2015 ausgewählt. Die ausgezeichneten Unternehmen haben im Durchschnitt 52.000 Beschäftigte, das kleinste Unternehmen unter den Siegern hat immer noch 200 Mitarbeiter. Lohnt es sich für kleinere Unternehmen nicht, ein gutes Intranet zu haben? Weit gefehlt! Mit der richtigen Strategie zahlt sich ein Intranet immer aus.
„Wenn ich meinen Mitarbeitern etwas zu sagen habe, dann mache es dies persönlich.“ Vielleicht vertreten auch Sie diese Meinung vieler Chefs kleiner und mittlerer Unternehmen. Gegen dieses Vorgehen spricht auch nichts, ganz im Gegenteil. Doch ab einer gewissen Mitarbeiterzahl übersteigt es die zeitlichen Möglichkeiten des Chefs und der Führungskräfte. Deshalb greifen viele Betriebe dann zu den beliebten Rundmails an alle Mitarbeiter oder an alle in bestimmte Abteilungen.
Doch die persönliche Mitteilung hat das gleiche Problem wie die Rundmail: Mitarbeiter, die später ins Unternehmen einsteigen, bekommen sie nicht mehr. Die wichtige Mitteilung an alle Mitarbeiter erreicht gar nicht alle, das Unternehmen hat kein bleibendes Gedächtnis.
Am digitalen Schwarzen Brett
Anstatt die Mitteilung ans Schwarze Brett zu pinnen und darauf zu hoffen, dass sie dort auch noch in mehreren Wochen oder Monaten hängt, sollten Sie sich überlegen, ein Intranet zu starten. Als unternehmensinternes „Internet“ liefert ein Intranet alle Informationen bequem über den Browser direkt an die Schreibtische der Mitarbeiter. Dadurch erreichen Sie mehr Beschäftigte, als Sie vielleicht denken: Je nach Branche arbeiten zwischen 94 % (Medienbranche) und 28 % der Beschäftigten täglich mit dem Internet und damit mit dem Browser, wie eine BITKOM-Studie zeigt.
Die Produktivität steigern
Die Möglichkeit für die Mitarbeiter, interne Informationen im Intranet zu suchen und zu finden, zahlt sich durchaus fürs Unternehmen aus: Laut der Bitrix-Marktforschungsstudie „Intranet – Trends in Deutschland“ (als PDF) bietet ein Intranet ein deutliches Potenzial der Zeiteinsparung. Die Mitarbeiter finden schneller die richtigen Informationen, und die Führungskräfte können bei vielen Fragen auf das Intranet verweisen, anstatt jede Frage gleich mehrfach beantworten zu müssen.
Information statt Ablenkung
Während Sie bei der Internet-Nutzung der Mitarbeiter nie sicher sein können, ob Zeit für privates Surfen vergeudet wird, bietet ein Intranet nur das, was Sie dort veröffentlichen. So suchen auch die Nutzer eines Intranets am häufigsten nach den Kontaktdaten anderer Mitarbeiter (Raumnummer, Abteilung, Zuständigkeit, Durchwahl etc.), internen Richtlinien und Vorgaben, internen Formularen, Hinweisen zu Vorteilen für Mitarbeiter (z.B. Prämienmodelle) und internen Unternehmensnachrichten. Dagegen ist sicherlich nichts einzuwenden – im Gegenteil. Denn ein Intranet ermöglicht
- die Verbesserung der internen Kommunikation und Informationsverteilung,
- die Unterstützung eines zentralen Wissensmanagements sowie
- geringere Kosten bei der Informationsverteilung.
Engagement braucht gute Software
So vorteilhaft ein Intranet auch sein kann, die Mehrzahl aller Intranet-Projekte scheitert. Typische Schwachstellen zeigte z.B. eine Befragung der .ICOM GmbH zum Thema Intranet-Richtlinien auf:
- Ein Viertel der Unternehmen ist unzufrieden mit der Aktualität der Inhalte im Intranet.
- Ähnlich verhält es sich mit der mediengerechten Gestaltung und mit der Benutzerfreundlichkeit des Intranets.
- Mehr als drei Viertel der befragten Firmen klagen über eine schlechte Suchfunktion.
Um wirklich von den Intranet-Vorteilen profitieren zu können, sollten Sie daher
- darauf achten, dass es im Intranet eine ausgereifte Suchfunktion gibt,
- die Aktualität der Inhalte im Blick behalten,
- den Nutzern die Möglichkeit geben, Ihnen Feedback zu geben.
Gute Intranet-Software finden Sie übrigens auch unter den zahlreichen Open-Source-Projekten wie z.B. Plone CMS, Contenido, Open Atrium und TWiki.
Fazit: Erfolgsmessung mit Webstatistik
Ob Ihr Intranet von den Mitarbeitern auch angenommen wird, erfahren Sie, wenn zusammen mit dem Intranet auch ein Werkzeug zur Web-Analyse installiert wird. Unter den Open-Source-Angeboten hat sich hier Piwik besonders hervorgetan. Piwik sagt Ihnen, welche Seiten besonders häufig angeklickt wurden und welche eher zum Abbruch des Intranet-Besuchs geführt haben. Denken Sie aber daran, die Auswertungen datenschutzgerecht zu machen. Schließlich sollen die Mitarbeiter nicht heimlich überwacht werden, sondern besser und nachhaltig informiert sein.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
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